U mnoha typů písemných projevů se očekává, že budou mít určitou základní strukturu, a u motivačního dopisu tomu není jinak. Jedná se o tyto základní složky:
Vážený pane Ostrý,
zajímám se o ekologii a získal jsem díky tomu zakázku spočívající v psaní tiskových zpráv a PR obsahu pro společnosti v odvětví výroby elektromobilů. Chcete-li majitele benzínových SUV nenásilně přesvědčit, aby přešli na udržitelnější variantu, musíte je přimět ke změně uvažování.
Během uplynulých pěti let jsem působil ve společnosti Sihon a vytvořil jsem zde texty pro inzeráty, reklamy, články a projevy, které patřily k nejatraktivnějším v historii společnosti. Pravidelně jsem se účastnil porad vedení s úkolem převést vize vrcholových manažerů do přesvědčivých sdělení určených budoucím zákazníkům. Jako hlavní copywriter jsem byl považován za jejich mluvčího.
Výsledky mého psaní byly okamžitě měřitelné ve výši obratu. Poté, co byl jeden můj obsáhlý článek zveřejněn v celostátním deníku, se v následujícím měsíci obrat společnosti zvýšil o 22 %. Snažíte-li se změnit návyky kupujících, musíte volit slova, která odpovídají jejich motivaci. Vaše společnost jako průkopník ve svém oboru přesvědčila mnohé z těch, kteří byli připraveni naslouchat. Nyní je čas zaměřit se na skeptiky. Základem tohoto úsilí budou špičkové texty.
Doufám, že pokud ve Vaší společnosti získám zaměstnání, budu moci navázat na ty nejlepší okamžiky své kariéry:
Pracovat pro společnost Selpa je mým dlouholetým přáním. Patřím k těm, kdo sledují vaše aktivity na trhu, a kromě portfolia svých textů pro společnost Sihon přikládám také několik textů, které jsem napsal jako pomyslný příspěvek do posledního vydání Vašeho magazínu SelpaTech. Jsem si jistý, že moje texty pro Vás mohou být velkým přínosem.
Uvítám pozvání na pohovor, abych se dozvěděl více o vašem PR týmu.
S pozdravem
Jiří Příhoda
Záhlaví nebo také hlavička dopisu je místo v horní části stránky, které obsahuje vaše kontaktní údaje. Obecně by mělo být na prvním místě uvedeno vaše jméno – často větší velikostí písma než zbytek textu – a dále vaše povolání (například „copywriter“ nebo třeba zmínka o vaší specializaci: „tvůrce technických textů“, „blogger“).
V záhlaví by měla být uvedena vaše korespondenční adresa, telefon a e-mail, někteří lidé se rozhodnou uvést také své uživatelské jméno na Twitteru nebo kontakt na síť LinkedIn. Uvedení klasické korespondenční adresy se někdy považuje za zbytečné, ale obecně platí, že pokud k tomu nemáte konkrétní důvod, je vhodné ji v záhlaví mít.
Tento řádek tradičně zní: „Vážená paní (pane) [příjmení].“
V éře e-mailů se často používá také prosté „Dobrý den“, ale v našem případě je vhodnější výše uvedené osvědčené oslovení. Křestní jméno lze použít jen ve výjimečných případech, kdy příjemce textu dobře znáte. Rozhodně byste se měli vyvarovat přílišné neformálnosti.
Nyní je čas se pustit do toho, co umíte nejlépe, tedy do psaní! Říká se, že není nic horšího než nudný autor. Váš první odstavec by měl příjemce textu okamžitě zaujmout a přimět ho k tomu, aby ve čtení pokračoval.
Cíl úvodu: inspirativním jazykem prostým všech klišé specifikovat pracovní pozici, o kterou se ucházíte, a odhalit něco z vašich profesních předpokladů.
Vážený pane Ostrý,
zajímám se o ekologii a získal jsem díky tomu zakázku spočívající v psaní tiskových zpráv a PR obsahu pro společnosti v odvětví výroby elektromobilů. Chcete-li majitele benzínových SUV nenásilně přesvědčit, aby přešli na udržitelnější variantu, musíte je přimět ke změně uvažování.
Hlavní část dopisu by měla být páteří vašeho sdělení; v tomto oddíle byste měli uvést ty nejpřesvědčivější důvody, proč by právě vás měli na inzerované místo přijmout.
Téměř vždy přitom uvádíte své pracovní zkušenosti, zejména ty, které se nejvíce vztahují k pozici, o kterou se ucházíte. Vyjmenujte konkrétní úspěchy dosažené v minulých zaměstnáních a kdykoli je to možné, uvádějte fakta a čísla. A na příbězích ze své praxe popište složité problémy, kterým jste museli čelit, a uveďte, jak jste je vyřešili ke spokojenosti klienta.
Pokud máte vysokoškolský titul, který vás připravil na současné vynikající pracovní výsledky v tomto oboru, můžete jej zde také uvést, stejně jako případné certifikáty nebo ocenění. Můžete zde také poznamenat, že kromě životopisu přikládáte dokument s odkazy na některé své publikované práce.
Možná víte o konkrétních výzvách, kterým daná společnost čelí, a pokud můžete vysvětlit, jak byste tyto problémy pomohli řešit, tím lépe.
Cíl tohoto oddílu: využít vašich tvůrčích schopností a podrobněji popsat vaše úspěchy.
Během uplynulých pěti let jsem působil ve společnosti Sihon a vytvořil jsem zde texty pro inzeráty, reklamy, články a projevy, které patřily k nejatraktivnějším v historii společnosti. Pravidelně jsem se účastnil porad vedení s úkolem převést vize vrcholových manažerů do přesvědčivých sdělení určených budoucím zákazníkům. Jako hlavní copywriter jsem byl považován za jejich mluvčího.
Výsledky mého psaní byly okamžitě měřitelné ve výši obratu. Poté, co byl jeden můj obsáhlý článek zveřejněn v celostátním deníku, se v následujícím měsíci obrat společnosti zvýšil o 22 %. Snažíte-li se změnit návyky kupujících, musíte volit slova, která odpovídají jejich motivaci. Vaše společnost jako průkopník ve svém oboru přesvědčila mnohé z těch, kteří byli připraveni naslouchat. Nyní je čas zaměřit se na skeptiky. Základem tohoto úsilí budou špičkové texty.
Doufám, že pokud ve Vaší společnosti získám zaměstnání, budu moci navázat na ty nejlepší okamžiky své kariéry:
Pracovat pro společnost Selpa je mým dlouholetým přáním. Patřím k těm, kdo sledují vaše aktivity na trhu, a kromě portfolia svých textů pro společnost Sihon přikládám také několik textů, které jsem napsal jako pomyslný příspěvek do posledního vydání Vašeho magazínu SelpaTech. Jsem si jistý, že moje texty pro Vás mohou být velkým přínosem.
V posledním odstavci svého dopisu můžete předložit určité shrnutí předchozího textu a případně poděkovat budoucímu zaměstnavateli za to, že vaší žádosti věnoval svůj čas.
Nejdůležitější však je, aby závěr obsahoval výzvu k akci, která příjemci textu vnukne myšlenku, že se těšíte na další komunikaci.
Závěrem napište „S pozdravem“, nebo „Srdečně zdravím“ a připojte své celé jméno. Posíláte-li dopis elektronickou poštou, můžete přidat také naskenovaný podpis.
Cíl závěru: na závěr vyzvat k akci a připomenout, jak skvělou posilou byste se mohli stát.
Například:
Mohl bych Vám v příštích týdnech zatelefonovat a domluvit se na pohovoru?
NEBO
Jsem kdykoli k zastižení prostřednictvím výše uvedených kontaktních údajů a těším se, že se brzy ozvete, abychom si řekli, jak mohu být Vaší společnosti prospěšný.
Uvítám pozvání na pohovor, abych se dozvěděl více o vašem PR týmu.
S pozdravem
Jiří Příhoda