Chcete-li získat práci svých snů, stojí za to využít všech výhod, které můžete získat oproti ostatním uchazečům a dosáhnout tak pozvání na pohovor. Jednou z takových výhod je motivační dopis.
Motivační dopis je způsob, jak zvýšit účinnost vaší žádosti o zaměstnání. Je to další krok na cestě k tomu, aby si potenciální zaměstnavatel všiml vašeho životopisu. A pokud vám můžeme pomoci alespoň o trochu zvýšit šanci na získání pracovní pozice, kterou jste vždy chtěli, můžete se spolehnout, že pro to uděláme maximum!
V tomto návodu vám ukážeme, jak napsat motivační dopis, díky kterému se vaše žádost o zaměstnání rychle prosadí mezi ostatními. Budeme se zabývat těmito tématy:
Stojí za to si text přečíst až do konce, neboť jsme pro vás ZDARMA připravili šablony motivačních dopisů, jimiž můžete začít. Než se ale do toho všeho pustíme, musíme si odpovědět na zásadní otázku. Je to otázka, která zavání skepticismem.
Podle průzkumu společnosti Jobvite z roku 2015 čte motivační dopisy pouze 10 % náborových manažerů a v devíti z deseti případů tedy všechna práce vložená uchazečem do psaní dopisu vyjde naprázdno. To je statistika, kvůli které se můžete často doslechnout, že „motivační dopisy jsou mrtvé“.
Důvod je jasný. Nač se snažit, když existuje tak nízká pravděpodobnost, že si někdo váš motivační dopis přečte?
Ale snažit byste se měli právě proto, že si většina lidí myslí opak. Většina lidí slyšela, že motivační dopisy nikdo nečte, a rozhodne se ušetřit si trochu práce. Co když je ale náborový manažer, na kterého se obracíte, oním jedním z deseti?
Pokud existuje šance, že si váš motivační dopis někdo přečte, je zde i možnost, že získáte vysněnou práci – a měli byste proto dopis napsat.
Motivační dopis byste neměli posílat pouze v tom případě, že je u popisu pracovní pozice výslovně uvedeno, abyste tak nečinili. Pokud tam takový pokyn nenajdete, POŠLETE MOTIVAČNÍ DOPIS.
Naučit se při hledání práce správně psát motivační dopis rozhodně stojí za námahu. Motivační dopis:
Motivační dopis životopis nenahrazuje, nýbrž doplňuje. Společně oba dokumenty poskytují náborovému manažerovi úplnější představu o vás jako uchazeči. Pokud jde o rozdíly, je jich hned několik...
Je důležité vyzdvihnout rozdíly mezi motivačním dopisem a životopisem v rámci souboru materiálů žádosti o zaměstnání. Vzájemně se nenahrazují. Hlavní pravidlo zní, že životopis potřebujete vždy, zatímco motivační dopis jen v některých případech.
Ucházíte-li se o zaměstnání s životopisem i motivačním dopisem, měly by se doplňovat a nikoli uvádět tytéž údaje.
Váš životopis popisuje převážně zkušenosti a dovednosti, které jste získali v minulosti. V části věnované vašim cílům nebo v osobním přehledu sice můžete uvést, čeho chcete ve své kariéře dosáhnout, jádrem životopisu však bude část věnovaná vašim dosavadním zkušenostem.
Motivační dopis by měl hledět do budoucna a soustředit se na to, jakými disponujete dovednostmi, abyste v budoucnu vynikli v určité pozici nebo v určité společnosti.
Životopis by měl být věcný, faktický a objektivní. Motivační dopis dává možnost být popisnější a představit se zaměstnavateli.
Motivační dopis je vždy určen konkrétní společnosti a týká se určité pracovní pozice. Je to možnost ukázat, že jste si dali tu práci a zjistili si informace o společnosti a pracovní pozici a případně i o samotném náborovém manažerovi. Správně sepsaný motivační dopis probudí v náborovém manažerovi zájem o přečtení vašeho životopisu. A jak to udělat správně, je popsáno dále.
Napsat motivační dopis není žádné velké umění. Je to dovednost, kterou si lze osvojit (a pomoci si přitom šablonou motivačního dopisu). Motivační dopis může ve všech případech zachovávat stejnou strukturu (k tomu se dostaneme za chvíli) a mít stejných sedm částí.
Zjistěte, komu píšete. Podívejte se na internetové stránky společnosti nebo na stránku na síti LinkedIn a zkuste zjistit jméno náborového manažera. Případně do společnosti zavolejte – někdo na druhém konci vám ochotně sdělí, kdo má na starosti nábor.
Osobní oslovení představuje mnohem vřelejší úvod než staromódní „Vážení“. Určitě se vyhněte frázi „Všem dotčeným osobám”. To nikdo nechce vidět. Ve většině případů, zejména pokud je motivační dopis posílán e-mailem, se hodí „Dobrý den“.
Začněte výrazně. Hned zkraje příjemce zaujměte větou, díky které bude chtít pokračovat ve čtení.
Fráze „Obracím se na vás s žádostí o místo [pracovní pozice] v [společnost]“ k úspěchu nepovede. Je standardní a nudná.
Podívejte se na příklad úvodu motivačního dopisu marketingového specialisty:
V minulosti jsem uskutečnila průzkum u více než 8000 majitelů domácích zvířat a zjistila jsem, že ať vlastníte tarantuli nebo želvu, vždy platí jedno: to, co zvířata skutečně potřebují, a to, co si o jejich potřebách myslí jejich majitelé, se může diametrálně lišit. Nesmírně mě zajímá, jaké pocity zvířata v lidech vyvolávají, což je otázka, kterou se každý týden zabývám na svém blogu spolu s dalšími 12 000 lidmi, kteří jej sledují. Základem mého marketingového úspěchu je porozumět zákazníkům (jak lidským, tak zvířecím).
Tento úvod vynechává samozřejmosti a jde rovnou k podstatným věcem – kdo jste a proč by se o vás měl zaměstnavatel zajímat.
Nabídka pracovního místa je vždy uveřejněna proto, že se někdo snaží vyřešit problém. Váš motivační dopis by měl ukazovat, že když vás přijmou, svůj problém vyřeší. Pokud například společnost hledá pracovníka do e-mailového marketingu, patrně se lidé v ní domnívají, že jejich současné kampaně neúčinkují tak, jak by mohly, a potřebují člověka, který by je zdokonalil. Je zde problém a vy jste člověk, který ho může vyřešit. Ukažte hned zkraje dopisu, že jste ten nejlepší člověk pro danou pozici.
Všichni rodiče, ať potomka teprve očekávají, nebo se z něj již těší, se v oddělení dětského zboží Vaší společnosti zdrží o něco déle než ostatní zákazníci. Podle provedeného výzkumu zde stráví o 34 % více času. Odhaduji, že jsem za posledních třináct let na základě analýzy vzorců chování zákazníků v prodejně a údajů o odbytu zboží pomohla více než milionu z nich zvolit to nejlepší řešení pro jejich ratolesti.
Udělejte si průzkum společnosti, přečtěte si obsah, který společnost publikuje, a osvojte si způsob, jakým její lidé komunikují online. Zjistěte si také, kdo je náborový manažer, a podívejte se na jeho profil na sociálních médiích. Snažte se obsáhnout vše o společnosti jako značce a o tom, jací jsou její zaměstnanci jako lidé, a osvojte si jejich tón hlasu. Pokud používají zábavný, humorný tón, může vám špetka humoru ve vašem motivačním dopisu být ku prospěchu. Pokud hovoří formálněji, počínejte si stejně.
Zaměstnavatelé hledají člověka, který bude jako oni. Člověka, který snadno vpluje do jejich kultury a stylu. Potřebujete ukázat, že jste takovým člověkem.
Zamyslete se nad tím, jak si počíná dobrý obchodník – přizpůsobí se osobnosti potenciálního zákazníka a jedná s ním způsobem, který rezonuje s jeho vlastní mluvou a jednáním. Musíte si osvojit podobnou techniku. Nejlépe toho dosáhnete napodobením.
V motivačním dopise není záhodno popisovat své úspěchy neurčitým způsobem. Pokud jste byli úspěšní, prezentujte čísla.
Neříkejte: Získal jsem uznání za svoje výsledky ve funkci pracovníka pro marketing v sociálních médiích.
Raději řekněte: Řídil jsem kampaně v sociálních médiích, které pomohly zvýšit počet příznivců značky o 500 % a potenciálních klientů o 200 %.
Čísla jsou vidět. Poutají pozornost, vyvolávají zájem a zabírají přitom na stránce velmi málo místa. Používejte je, kdykoli je to možné.
Sedm let jsem působil v oblasti návrhů vytápění a klimatizace, instalací a projektování mechanických systémů pro výrobní a průmyslové provozy a během své kariéry strojního inženýra jsem navštívil 15 zemí a realizoval více než 150 projektů pro nadnárodní společnosti.
Příběhy ze života jsou skvělé, ale musí být co nejkratší. Neodbíhejte od věci! Příklady uvádějte maximálně ve třech větách. Začněte svými dovednostmi, poté uveďte situaci a nakonec představte výsledek.
Během psaní motivačního dopisu mějte po celou dobu na paměti pracovní pozici, o kterou se ucházíte. Každá věta by se měla týkat toho, jak můžete být prospěšní společnosti. Vyhněte se odbočkám a zbytečným faktům. Váš motivační dopis i životopis musí jít bez zaváhání k jádru věci. Příležitost říct o sobě víc dostanete během pohovoru. Bude-li váš motivační dopis výstižný a k věci, neposkytnete náborovému manažerovi důvod k vašemu nepřijetí.
Podívejte se také na naše bezplatné vzory motivačních dopisů, z nichž můžete vycházet a čerpat inspiraci.
Něco neudělat může být stejně důležité jako něco udělat. Pokud jde o motivační dopisy, existuje spousta věcí, které byste neměli dělat.
Představte si, že vaše žádost, na které jste pracovali řadu hodin, byla zamítnuta kvůli několika málo pravopisným a gramatickým chybám. To by bylo hodně nepříjemné.
Ale stává se to. Často.
Náboroví manažeři se musí u každé nabízené pozice probírat stovkami životopisů a motivačních dopisů a překlepy patří k nejsnazším způsobům, jak uchazeče protřídit. Všechno samozřejmě záleží na tom, zda si jich příjemce všimne a zda je považuje za důležité. Nestojí však za to riskovat.
Vytiskněte si svůj motivační dopis a přečtěte si ho nahlas. Přečtěte si ho dvakrát a potom ještě jednou z druhého konce, počínaje poslední větou. Až skončíte, dejte text přečíst ještě někomu jinému.
Váš motivační dopis by mělo být snadné číst ve všech podobách. Pokud jej posíláte e-mailem nebo nahráváte na portál pro uchazeče, je pravděpodobné, že si jej přečtou v elektronické podobě, poté vytisknou a přečtou ještě jednou na papíře. Musí proto být uživatelsky přívětivý.
Velké bloky textu zatěžují oči, zejména na obrazovce. Pište krátké věty a omezte odstavce na tři až čtyři věty. Pokud nejprve ulevíte očím, snadněji se pak zapojí mozek.
Dále je třeba mít na paměti, že váš motivační dopis a životopis budou čteny společně, takže by měly mít podobný vzhled. Sjednoťte styl motivačního dopisu se stylem životopisu. Usnadnili jsme vám to tím, že jsme úpravu všech motivačních dopisů přizpůsobili šablonám životopisů.
Výše uvedený příklad „Obracím se na vás se žádostí o práci [pracovní pozice] v [společnost]“ je klasická ukázka zkopírovaného textu.
Nekonkrétní a standardizované formulace náborového manažera rychle přivedou k zamyšlení nad tím, na kolik dalších lidí jste se asi již pokoušeli zapůsobit svým strojovým stylem psaní. To neznamená, že byste neměli používat šablony, z nichž lze texty kopírovat, ale měli byste si počínat tak, aby to nebylo příliš zřejmé.
Náborový manažer se jistě rád dozví o tom, že máte tři kočky, sbírku Pokémonů a upomínkové předměty týkající se vašeho oblíbeného herce. A určitě si rád vyslechne, jak jste si v dětství zlomili nohu na skateboardu. Počkejte s tím ale až do doby, kdy vás přijmou.
Náboroví manažeři ze zákona nesmějí posuzovat uchazeče na základě rasy nebo věku, takže byste tyto skutečnosti ve svém motivačním dopisu měli vynechat. Vypustit je třeba i další věci, které lidé často uvádějí, jako je rodinný stav a děti. O těchto záležitostech můžete s náborovým manažerem promluvit během pohovoru, pokud na ně přijde řeč, ale prozatím jde jen o to, jak můžete jako zdatní uchazeči prospět společnosti, v níž chcete pracovat.
Říkat „udělal jsem to a to“ a „v tom a onom jsem vynikající“ je dobré do té míry, pokud se to týká vaší způsobilosti vyřešit společnosti její problém. Celý motivační dopis se sice týká vás, ale nemáte v něm psát o tom, co dokážete, nýbrž co můžete udělat pro společnost, do níž se hlásíte.
Přílišný důraz na vaši osobu může vyvolat dojem, že máte velké ego a bude proto obtížné s vámi spolupracovat. Ve většině pracovních pozic je nutné, abyste pracovali v týmu nebo alespoň pod dohledem vedení. Budete-li působit jako příliš sebestřední jedinci, nevyvolá to dobrý dojem.
Může to také působit tak, že nadsazujete své úspěchy nebo dokonce lžete. To může mít pro úspěch vaší žádosti katastrofální následky. Vždy se zaměřujte na to, jak svými dovednostmi můžete vhodně doplnit firemní tým.
Podle průzkumu, který uskutečnila Saddleback College, požaduje téměř 70 % zaměstnavatelů, aby byl motivační dopis napsán na méně než jedné straně textu. A 24 % dotázaných říká, „čím kratší, tím lepší“.
Obecně platí, že by váš motivační dopis mělo tvořit 300 až 350 slov neboli přibližně tři až čtyři krátké odstavce na jedné straně. V e-mailu, kde můžete uvádět odkazy, si vystačíte s ještě menším počtem slov, je to 200 až 250.
Motivační dopisy se drží osvědčeného formátu. Jde o formát koncipovaný tak, abyste mohli představit své výsledky, a co je ještě důležitější, náboroví manažeři jsou na něj zvyklí.
Pokud vám dělá starost, že použijete-li stejnou strukturu jako všichni ostatní, neumožní vám to vyniknout, je to lichá obava. Důležité je to, co říkáte (nebo neříkáte). Pojďme si projít, jak by měl váš motivační dopis vypadat.
Pokud posíláte motivační dopis v tištěné podobě, měl by začínat bezchybnými kontaktními údaji vás a vašeho zaměstnavatele s uvedením data. Informace o osobě, kterou kontaktujete, by měly být strukturovány takto:
Nemusíte informace nutně strukturovat takto, ale výše uvedené údaje by neměly chybět. Použijete-li u těchto informací stejné formátování jako v životopise (vaše jméno velkým, tučným fontem), může vám to pomoci hned zkraje upoutat pozornost.
Posíláte-li motivační dopis e-mailem nebo ho nahráváte na portál pro uchazeče, můžete na konci za podpisem doplnit své kontaktní údaje.
Oslovení je první věc, kterou příjemce uvidí (hned po kontaktních údajích), musí proto vyjadřovat patřičnou míru úcty a profesionality. Pokud znáte jméno kontaktní osoby, použijte je.
Ideálně byste před příjmením měli napsat pan, paní, dr. apod. Pokud si nejste jisti pohlavím příjemce, nesnažte se hádat a zvolte neutrální oslovení.
Pokud posíláte motivační dopis v tištěné podobě, vsaďte na jistotu a profesionalitu a začněte slovem „Vážený“.
„Vážený pane Černý, ...“
Není to nijak zajímavé ani kreativní, ale jde o obecně přijímané formální zahájení motivačního dopisu. U e-mailu je oslovení „Vážený/vážená“ také vhodné, ale v elektronické komunikaci lze být i méně formální a napsat například „Zdravím Vás“.
„Zdravím Vás, pane Černý,“
Stejně vhodné je v e-mailu použít oslovení „Dobrý den“.
Pokud neznáte jméno kontaktní osoby, oslovte celý tým: „Vážení členové týmu Acme, ...“
Za oslovením napište čárku. „Vážený pane Černý, ...“
Po oslovení se představte. Zde přichází ke slovu vaše účinná úvodní věta. Pamatujte, že cílem je upoutat pozornost. Buďte co nejstručnější; uveďte pozici, o kterou se ucházíte, a sdělte náborovému manažerovi, v jakém ohledu vaše dovednosti a zkušenosti odpovídají potřebám oslovené společnosti.
Na nabízenou pozici marketingového manažera v [společnost] se Vám jistě sešla spousta životopisů od uchazečů. Jsem jedním z nich, ale domnívám se, že díky zkušenosti s vedením marketingových kampaní v mém předchozím zaměstnání, díky níž se počet našich potenciálních klientů zvýšil o 500 %, jsem právě já vhodným kandidátem pro nabízenou pozici.
Úvod je ideální prostor pro čísla, o nichž jsme již hovořili.
Představíte-li si svůj motivační dopis jako večeři v restauraci, jste nyní ve fázi, kdy jste číšníkovi sdělili objednávku a vychutnali si předkrm. Nyní je čas na hlavní chod, který je nejdůležitější částí celého menu.
Je to část, ve které zdůrazníte svoji způsobilost přímo pro konkrétní pozici a zvýšíte důvěryhodnost svého životopisu. Napište o svých dovednostech a zkušenostech a o tom, jak můžete pomoci vyřešit problém oslovené společnosti.
Je to také ideální okamžik pro uvedení příkladu: byli jste požádáni, abyste něco udělali, udělali jste to velmi úspěšně a pomohli tak vaší společnosti. A to není všechno, protože díky tomu společnost vydělala více peněz.
V [společnost] jsem vytvořil unikátní měsíční e-mailové kampaně, které během šesti měsíců přinesly nárůst počtu potenciálních klientů o 300 % a zvýšení tržeb o 75 %. Zkrátil jsem také dobu pro poslání odpovědi na e-mail v celé společnosti ze tří dnů na jednu hodinu a zvýšil tak spokojenost zákazníků o 20 %.
Tuto část textu byste měli napsat tak, aby u náborového manažera po jeho přečtení uzrála myšlenka, že jste uchazečem, o kterém by měl uvažovat. Rozhodně by mu mělo přijít na mysl, že stojí za to podívat se na váš životopis.
Na to, abyste sdělili to hlavní, máte dva odstavce, takže pečlivě zvažte, co do nich napíšete.
Více než polovinu své kariéry jsem strávila výukou angličtiny pro místní studenty v mezinárodních školách, takže rozumím dynamice výuky v globálním prostředí. Motivace vašich studentů je neuvěřitelně vysoká a musí jí odpovídat také kvalita výuky. Můj vlastní online kurz čtení s porozuměním pro středně a více pokročilé studenty přijalo více než 100 škol po celém světě a doufám, že své tvůrčí schopnosti budu moci uplatnit i na vaší škole, neboť vím, že takový přístup podporujete.
V této části vyzýváte k akci. Poděkujte náborovému manažerovi za jeho čas a dejte mu najevo, že byste velmi rádi přišli na pohovor.
Děkuji, že jste věnoval čas čtení mé žádosti. Těším se na brzkou odpověď a velmi ráda s vámi projednám možnosti spolupráce.
Nebo:
Těším se na možnost projednat s Vámi tuto pracovní pozici a sdělit Vám, v čem mohu prospět Vaší společnosti. Potřebujete-li více informací, neváhejte mne kontaktovat na [e-mailová adresa nebo telefonní číslo]. Děkuji za čas, který jste věnoval mému životopisu.
V závěru buďte vždy zdvořilí a uctiví. Dejte najevo, že velmi stojíte o účast na pohovoru, avšak nevznášejte žádné požadavky.
Na konci dopisu napište „S pozdravem“ a své jméno. Můžete použít i další fráze typu „Srdečně zdravím“ nebo „Zdravím“, ale „S pozdravem“ je nejjistější.
V případě motivačních dopisů zasílaných poštou nejlépe působí, když pod vlastnoruční podpis napíšete své jméno.
S pozdravem
[Vlastnoruční podpis]
Jakub Marek
V případě motivačních dopisů posílaných e-mailem nebo nahrávaných na server postačí napsané jméno.
S pozdravem
Jakub Mareg
Formátování vašeho motivačního dopisu je v každém ohledu stejně důležité jako jeho obsah. Pokud jde o vzhled, nejlepší je jednoduchost:
A jeden tip na závěr: V žádném případě nepoužívejte písmo Comic Sans. Hrůza!
Probrali jsme toho spoustu, teď je čas přizvat skutečné kapacity. Obrátili jsme se na nejtalentovanější a nejzdatnější odborníky v oboru s dotazem: Jak napsat úžasný motivační dopis, díky kterému postoupíme k pohovoru?
Rafe Gomez, kariérový poradce a spolumajitel společnosti VC Inc. Marketing
Uchazeč, který se snaží zapůsobit na cílovou osobu u potenciálního zaměstnavatele, by měl do svého motivačního dopisu začlenit tři podstatné složky. Jsou nezbytné k tomu, abychom upoutali pozornost příjemce:
S tím, co nyní víte, dokážete sestavit motivační dopis, díky kterému si náborový manažer váš životopis přinejmenším přečte a v ideálním případě zvedne telefon, aby vám zavolal, ještě než se při čtení dostane k vašemu podpisu.
Projděte si podklady pro žádost o zaměstnání, zjistěte si fakta o společnosti a napište motivační dopis, který vás představí jako toho pravého pro danou pozici.
Níže naleznete slíbené vzory, které můžete použít jako inspiraci při psaní vlastního motivačního dopisu nebo si je upravit podle potřeby tak, aby vyhovovaly pracovní pozici, o kterou se ucházíte.
Motivační dopisy nejsou mrtvé. Je na vás, abyste o tom přinesli důkaz.