Váš motivační dopis by měl být jednostránkový dokument tvořený maximálně 400 slovy, který přesvědčivě dokazuje, že jste vynikajícím uchazečem o dané zaměstnání. Zatímco životopis uvádí většinu podstatných faktů, tj. dosavadní kariéru a vzdělání, dovednosti a další kompetence, hodnota motivačního dopisu spočívá v tom, že je poněkud osobnější. Životopis obvykle vůbec není psán v první osobě ani se k nikomu neobrací.
Motivační dopis je naopak cestou k vytvoření osobní vazby mezi vámi a personalistou. Jeho formát vám umožňuje mnohem svobodněji vyjádřit vaši osobnost, zájmy a dovednosti. Doplňuje také váš životopis tím, že se můžete vlastními slovy více rozepsat o svých zkušenostech, výsledcích a kvalifikaci.
Záhlaví je oddíl na samotném začátku motivačního dopisu, který uvádí vaše jméno, adresu, telefonní číslo a e-mailovou adresu. Jeho účelem je poskytnout zaměstnavatelům vaše kontaktní údaje, aby se vám mohli ozvat. Brání také tomu, aby se z vašeho dopisu stal „bezejmenný“ list papíru ve stohu jemu podobných.
Vaše jméno by mělo být prvním a nejdelším prvkem na stránce, neboť produktem, který prodáváte, jste vy sami. Dáte tím najevo sebedůvěru a pomůžete tomu, aby vaše jméno příjemci textu ulpělo v paměti.
„Vážený pane (paní)... XY“ je osvědčené oslovení či pozdrav v běžném obchodním dopise. Tradičně za oslovením píšeme čárku, jiné interpunkční prvky jsou nestandardní.
Téměř vždy se na příjemce obracíme tak, že jej oslovíme jménem. Platí, že lidé rádi vidí své jméno napsané, a pokud si zjistíte, na kterou konkrétní osobu se máte obracet, ukazujete tím svoji pečlivost. Osobněji pojatým dopisem také dáváte více najevo, že očekáváte osobní odpověď.
Vážený pane Křístku,
V úvodu byste měli uvést, o jakou práci se ucházíte, a nabídnout stručný přehled svých zkušeností a předpokladů, díky nimž jste skvělým adeptem na tuto pozici. Měli byste volit nikoli mdlý a nudný, nýbrž smělý a energický jazyk a váš tón by měl být sebejistý, nikoli však arogantní.
v uplynulých deseti letech jsem se podílel na návrhu a výrobě více než 35 zařízení, která sloužila milionům pacientů, a redakce časopisu Medicínská technika mne zařadila mezi pět nejlepších strojních inženýrů zabývajících se medicínskými přístroji.
Ústřední dva či tři odstavce vašeho dopisu by měly rozvést vaše pracovní zkušenosti a další předpoklady způsobem, jímž příjemce textu nenecháte na pochybách, že jste vynikajícím uchazečem o nabízené pracovní místo.
Měli byste zde uvést nejen to, kde jste dosud pracovali, ale také zdůraznit konkrétní dosažené výsledky. Kdykoli je to možné, používejte fakta a čísla a popisujte, s jakými technickými výzvami jste se jako strojní inženýr setkali a jak jste je překonali.
Závěr by měl být shrnutím a výzvou k akci. Sepište přesvědčivé shrnutí svých předpokladů a navrhněte, aby protistrana v reakci na dopis podnikla určité kroky.
Chcete příjemce ponouknout k tomu, aby na váš dopis zareagoval – pozval vás na pohovor, přistoupil na telefonický rozhovor nebo vám alespoň poslal písemnou odpověď.
Velmi rád bych se dostavil na pohovor, abych se dozvěděl více o Vašich plánovaných projektech a o tom, jak bych se mohl podílet na vašem budoucím úspěchu.
S pozdravem
Martin Dlouhý