Bez dobré sekretářky se žádný šéf neobejde. Sekretářka vyřizuje, zařizuje, obíhá, telefonuje. Je podpůrným pilířem každé větší firmy i organizace. Sekretářka se cítí skvěle ve světě za kulisami – má radost z toho, že je spolehlivou oporou a má klíčovou roli v týmu, aniž by stála v popředí.
Ve svém životopise jste se jistě již prezentovala jako spolehlivá, pečlivá a flexibilní pracovnice. Teď je čas jít do větších podrobností a ukázat budoucímu zaměstnavateli, že potřebuje právě vás. Náš průvodce vám ukáže, jak napsat motivační dopis sekretářky.
12. 06. 2022
Vážená paní Strmilová,
reaguji na Váš inzerát, v němž hledáte sekretářku pro digitalizaci svých provozních činností a komunikace s kolegy. Na předchozích pozicích jsem pracovala jako sekretářka ve dvou technologických společnostech a domnívám se, že tak mám ideální předpoklady pro tuto pozici.
Jsem velmi zdatná organizátorka a umím velmi dobře pracovat s nástroji digitálního managementu. S předchozí nadřízenou jsme přijali strategii prioritizace mobilních zařízení (mobile first), díky níž jsme byly vždy informované a disponovaly jsme aktuálními daty. Nepotřebuji sedět ve stejné kanceláři, abych Vám byla po boku.
V rámci svého přispění k digitální transformaci společnosti jsem snížila objem tištěných materiálů o 95 % a zvýšila účinnost auditu a obchodních analýz, díky čemuž společnost dosáhla úspory ve výši 300.000,- Kč.
Jsem zvyklá organizovat velmi náročný pracovní program s koordinací 25 až 30 schůzek a pracovních obědů týdně pro 40 až 90 účastníků. Důležité je lidem vysvětlit, proč mají na schůzku přijít – moje práce spočívá v předávání zpráv o tom, čeho máme společně dosáhnout.
Vzhledem k tomu, že Vámi nabízená pracovní pozice zahrnuje důležité úkoly spojené s řízením projektů, mohou pro Vás být užitečné moje zkušenosti s projektovým řízením více než 30 akcí a konferencí. Problémy řeším iniciativně a pokud je to možné, komunikuji s druhými lidmi a snažím se samostatně nacházet řešení. Nežádám nadřízeného o pomoc, dokud to není nezbytně nutné.
Podnikání dnes představuje velké množství stresu a sekretářka musí být nadřízenému také psychickou oporou. Domnívám se, že kromě dobře odvedené práce dokážu také šířit atmosféru klidu a pohody. Jsem pečlivá, trpělivá a všímavá.
Osobní kontakt je velmi důležitý, ocenila bych proto možnost setkat se s Vámi na pohovoru a přesvědčit se, zda by byl zájem oboustranný.
Budu se těšit na setkání,
s pozdravem
Anna Polanská
Pořádek a organizovanost je klíčem úspěšného vykonávání funkce sekretářky. Ukažte svému budoucímu šéfovi, že jste dokonale organizovaná a víte, jak uspořádat korespondenci. Motivační dopis má danou strukturu.:
Motivační dopis sekretářky je prvním nástinem toho, co umíte. Šíři záběru vašich schopností nelze shrnout v jednostránkovém motivačním dopise, proto se spokojte s naznačením detailů tak, abyste vzbudila zájem dozvědět se o vás na pohovoru více. Podrobné zamyšlení nad podobou a účelem motivačního dopisu naleznete v našem článku Jak napsat motivační dopis.
Snažte se nepřekračovat rozsah jedné stránky. Nepoužívejte pouhý výčet svých dovedností (ty už jste ostatně mohla uvést v životopise), ale pokuste se napsat příběh, jímž zaujmete a navážete kontakt se čtenářem.
Potřebujete inspiraci? Podívejte se na vzory motivačních dopisů z příbuzných oborů:
Povinnosti sekretářky jsou jasné – mluvte proto o svých vlastnostech a schopnostech, které mohou být firmě ku prospěchu. Personalista dobře ví, co je náplní funkce, takže nepapouškujte popis práce.
Úvod motivačního dopisu je velice důležitý, protože dělá první dojem a udává tón. V úvodu se zmiňte povahu činnosti, kterou budete v rámci své funkce vykonávat. Krátce se jednou větou představte a nestyďte se vyslovit domněnku, že se na danou pozici výborně hodíte.
Pokud bude těchto prvních pár řádků všedních a průměrných, nevzbudíte zájem personalisty, natož pak přímo zaměstnavatele. Pečlivě volte tón, který by měl být energický a sebevědomý, nikdy však arogantní nebo příliš důvěrný.
Vážená paní Strmilová,
reaguji na Váš inzerát, v němž hledáte sekretářku pro digitalizaci svých provozních činností a komunikace s kolegy. Na předchozích pozicích jsem pracovala jako sekretářka ve dvou technologických společnostech a domnívám se, že tak mám ideální předpoklady pro tuto pozici.
Dobrý den,
obracím se na Vás, abych vyjádřil zájem o nabízené pracovní místo.
Nesnažte se vysvětlit, že místo potřebujete, raději ukažte, čím byste konkrétnímu pracovišti mohli prospět.
Hlavní část dopisu by měla obsahovat vaše pracovní zkušenosti sekretářky – nestačí jen uvést, kde a jak dlouho jste pracovala, je třeba popsat konkrétní pracovní úspěchy.
Hlavní část motivačního dopisu sekretářky by měla také prozradit něco o vaší osobnosti. Sekretářka je do jisté míry tváří firmy, komunikuje jejím jménem, bývá první osobou, s níž se obchodní partner nebo návštěvník setkává. Ukažte, jaká jste v mezilidském kontaktu. Na tom bude vašemu budoucímu zaměstnavateli hodně záležet.
Sekretářka má mít nejen skvělé organizační schopnosti, ale i schopnost myslet dopředu a někdy i tzv. „za roh“. Multitasking je věc víc než samozřejmá. Jako byste měla deset rukou. Ale váš budoucí nadřízený, bude také potřebovat optimistickou a podporující osobnost.
Cíl hlavní části motivačního dopisu: zdůraznit to z vaší pracovní historie, co prokazuje vaši organizovanost, ale hlavně schopnost stát svému šéfovi po boku.
Začněte prezentací svých tvrdých i měkkých dovedností. Nezapomeňte na svou profesní minulost. Praxe a zkušenosti jsou vždy nejlepší vizitkou. Do tohoto odstavce můžete zahrnout:
Zkuste uvést alespoň jeden krátký příběh o nějakém problému, kterému jste čelili v minulém zaměstnání, jaké kroky jste podnikli a jak jste dosáhli uspokojivého řešení.
„Jsem velmi zdatná organizátorka a umím velmi dobře pracovat s nástroji digitálního managementu. S předchozí nadřízenou jsme přijali strategii prioritizace mobilních zařízení (mobile first), díky níž jsme byly vždy informované a disponovaly jsme aktuálními daty. Nepotřebuji sedět ve stejné kanceláři, abych Vám byla po boku.
V rámci svého přispění k digitální transformaci společnosti jsem snížila objem tištěných materiálů o 95 % a zvýšila účinnost auditu a obchodních analýz, díky čemuž společnost dosáhla úspory ve výši 300.000,- Kč.“
Druhý odstavec věnujte své motivaci, proč hledáte místo právě v této firmě či organizaci a proč se do jejího týmu hodíte. Prostudujte si důkladně webové stránky budoucího zaměstnavatele. Zakomponujte specifika jejich práce do svého motivačního dopisu. Prokážete tím nejen svůj upřímný zájem, ale také soulad s hodnotami budoucího pracoviště.
Tento odstavec by měl obsahovat zejména důvody, proč jste si vybrala právě danou firmu, a co naopak můžete nabídnout vy jí.
„Vzhledem k tomu, že Vámi nabízená pracovní pozice zahrnuje důležité úkoly spojené s řízením projektů, mohou pro Vás být užitečné moje zkušenosti s projektovým řízením více než 30 akcí a konferencí. Problémy řeším iniciativně a pokud je to možné, komunikuji s druhými lidmi a snažím se samostatně nacházet řešení. Nežádám nadřízeného o pomoc, dokud to není nezbytně nutné.
Podnikání dnes představuje velké množství stresu a sekretářka musí být nadřízenému také psychickou oporou. Domnívám se, že kromě dobře odvedené práce dokážu také šířit atmosféru klidu a pohody. Jsem pečlivá, trpělivá a všímavá.“
Zakončete text v pozitivním, optimistickém duchu a zařaďte na závěr „výzvu k akci“. Uveďte, že se ráda dostavíte na pohovor, můžete dokonce i navrhnout, že během příštích týdnů zatelefonujete, abyste vaši nabídku společně probrali.
Snažte se příjemci vnuknout myšlenku, že by neměl váš dopis jen tak odložit stranou, nýbrž v souvislosti s ním něco podniknout. Přesvědčte jej, že nerozesíláte nabídky naslepo na všechny strany, ale máte o tuto konkrétní práci skutečný zájem a jste přesvědčená o tom, že ve vás najde ideálního uchazeče.
Cíl hlavní závěru motivačního dopisu: Zakončit v pozitivním a sebevědomém duchu výzvou k akci, jejímž výsledkem je v ideálním případě pohovor.
„Osobní kontakt je velmi důležitý, ocenila bych proto možnost setkat se s Vámi na pohovoru a přesvědčit se, zda by byl zájem oboustranný.
Budu se těšit na setkání,
s pozdravem,
Anna Polanská“
Řada pracovišť ráda přijme i čerstvé absolventy. Nemáte sice praxi, zato jste mladá a flexibilní. Časová flexibilita a učenlivost budou vlastnosti, které je třeba zdůraznit. Určitě jste také absolvovala nějaké kurzy, školení či brigády, díky nimž jste si zlepšila dovednosti potřebné pro práci sekretářky, jako jsou organizační schopnosti, týmová práce, příjemné vystupování, ale i důvěryhodnost a diskrétnost. Neváhejte je v motivačním dopise rozvést.
Přečtěte si náš článek o tom, jak napsat životopis bez praxe.
Podívejte se na náš vzor motivačního dopisu absolventa.