Stejně jako je strukturován celý proces prodeje, měl by i motivační dopis obchodního manažera dodržovat určitý formát, který mu zajistí největší možný účinek. Každá z následujících součástí slouží určitému účelu.
Přehled a obecné rady najdete v našem obecném průvodci zaměřeném na psaní motivačních dopisů. Zde si postupně projdeme jednotlivé části motivačního dopisu pracovníka působícího v oblasti prodeje. Pusťme se do toho.
Rozhodnutí o nákupu by vždy mělo být co nejjednodušší. Stejně jako je v internetovém obchodě logicky a pohodlně umístěno tlačítko „koupit“, mělo by i záhlaví motivačního dopisu obchodního manažera obsahovat ty nejdůležitější informace – kdo jste a jak vás lze kontaktovat. Díky tomu může příjemce textu okamžitě jednat a spojit se s vámi kdykoli během výběru nových pracovníků.
Nemyslete si, že stačí mít kontaktní údaje pouze v životopise nebo že vás personalisté snadno najdou na sociálních sítích, pokud to budou potřebovat. Očekává se, že motivační dopis bude obsahovat vaše jméno, e-mailovou adresu a telefonní číslo, které budou viditelné na první pohled. Účelem je konec konců vzbudit zájem personalisty natolik, aby vás pozval na pohovor.
Cíl záhlaví motivačního dopisu: usnadnit příjemci textu rozhodnutí o „nákupu“ stejně snadno, jako když klikne na tlačítko „koupit“, poskytnout mu krátký oddech od textu a umožnit systému ATS získat informace, které hledá.
Nevhodné oslovení v motivačním dopise obchodního manažera vyvolává pochybnosti o celém vašem přístupu k prodeji. Ačkoli se pozdrav může zdát banální, nechcete upoutat pozornost příjemce zrovna tím, že šlápnete vedle.
Pokud je v pokynech k pracovní nabídce uvedena konkrétní osoba, měli byste daného člověka oslovit jménem. Není nic horšího, než když se ve svém motivačním dopise obracíte k neurčitému publiku, zatímco ostatní uchazeči oslovují konkrétní osobu. Pokud jste se rozhodli oslovit příjemce jménem, zjistěte si, zda se skutečně jedná o správného adresáta.
Cíl oslovení v motivačním dopise: obchodní manažer by měl vědět, jak v komunikaci navodit ten správný tón, což dá najevo v motivačním dopise, který zahájí v odpovídajícím stylu.
První věta motivačního dopisu určuje, jaký zanecháte v zaměstnavateli první dojem. Když jako obchodník spustíte proud své výřečnosti, snažíte se to hlavní říct hned zkraje; stejně tak je v motivačním dopise nutné naznačit, proč se na danou pozici hodíte lépe než kdokoli jiný.
Lidé v obchodních odděleních mají plné ruce práce, takže pokud je úvod vašeho motivačního dopisu nezaujme, nejspíš přestanou číst a přejdou k žádosti někoho jiného nebo k jiné práci. Nikde není psáno, že váš motivační dopis nebo životopis musí někdo číst. Je to volba, která závisí na tom, zda je obsah textu relevantní a zajímavý.
Cíl úvodu motivačního dopisu: skutečnost, že svému zaměstnavateli vyděláte více peněz než kdokoli jiný, by měla být řečena na samém začátku motivačního dopisu.
Vážený pane Seidle,
soupeříte-li s konkurencí ve snaze prodat volný prostor na kontejnerové lodi, musí vedoucí prodeje zákazníky přesvědčit, že se jim vyplatí s jeho společností spolupracovat a zaplatit za to přiměřenou cenu. Spíše než kontejnery prodávám své kolegy. Vzhledem k tomu, že jsem v uplynulých pěti letech zvyšovala počet klientů námořní přepravy v průměru o 25 %, dařilo se mi každoročně udržet 92 % dosavadních klientů a zvýšila jsem meziroční růst zisku o 16 %, je zřejmé, že prodeji v oblasti námořní dopravy rozumím skutečně do hloubky. Spokojenost zákazníků v námořní dopravě vyžaduje mnohem víc než jen dostupnost služby a příznivou cenu.
V hlavní části motivačního dopisu obchodního manažera zdůvodňujete, proč byste měli být přijati právě vy.
Není zde místo pro plané řeči a zbožná přání. Ukažte, že chápete, jaké obchodní výzvy vás u budoucího zaměstnavatele čekají. Nabídněte reálné příklady svých předchozích úspěchů, kdy jste za podobných okolností dokázali být užiteční. Obchod je nesmírně komplikovaná oblast činnosti. Ať už se jedná o zboží nebo služby, musíte prokázat, že se v sortimentu svého potenciálního zaměstnavatele vyznáte do nejmenších detailů.
Cíl hlavní části motivačního dopisu: ukázat, že víte, co vás čeká, sebevědomě prezentovat své obchodní úspěchy a dosažená čísla a neopomenout skutečnost, že v kontaktu s druhými lidmi jste prostě neodolatelní.
Vím, že společnost Crano Freight rozšiřuje své námořní trasy na Dálný východ, a doufám, že vám mohou být k užitku moje zkušenosti s prodejem B2B v tomto regionu. V uplynulých deseti letech jsem si tam vybudovala síť kontaktů, vystupovala na konferencích dopravců, navázala vztahy s více než 250 dovozci a vývozci a během šestiletého období zdvojnásobila podíl na trhu ze 4 na 8 %. Studovala jsem komplikovaný systém čínských výběrových řízení a vím, jak účinně získávat vliv. Ve společnosti Crano je požadován tah na branku, čemuž odpovídají moje výsledky:
Závěr motivačního dopisu obchodního manažera je místem, kde chcete ještě jednou zanechat silný dojem. Pokud máte všechny předpoklady skvělého obchodníka, který se na danou pozici dokonale hodí, ukažte potenciálním zaměstnavatelům, že máte také nadšení pro jejich výrobek nebo službu.
Zakončete text výzvou k akci. Dejte personalistům jasně najevo, že velmi stojíte o účast na pohovoru.
Cíl závěru motivačního dopisu: dát najevo své nadšení pro tuto pozici tím, že sdělíte, jak máte rádi a jakou důvěru chováte ve výrobek nebo službu, jejichž prodej budete mít na starosti.
Pochopíte-li, co přesně každý jednotlivý zákazník potřebuje, získáte rozhodující páku pro jednání a dokážete z každé příležitosti vytěžit maximum. Nestačí mi jen reagovat na poptávky, mnohem víc mě naplňuje, když mohu aktivně podporovat prodej. Na nabízenou pozici mne upozornil jeden z Vašich stávajících ředitelů prodeje (David Lipa); doufám, že budu přizvána k pohovoru, abych se přesvědčila, proč se mu ve Vaší společnosti tak dobře pracuje.
S pozdravem
Eva Rokytová