Pokud pracujete v administrativě, je multitasking na denním pořádku, ale proč se zbytečně zatěžovat další náloží práce. Když začínáte hledat práci, potřebujete napsat životopis administrativního pracovníka, který upoutá pozornost personalistů. Nesmí vás to však stát další námahu vedle řady úkolů, kterými jste beztak již pověřeni. Co je třeba udělat pro sestavení životopisu, který vás vyzdvihne z hromádky uchazečů o zaměstnání v administrativě?
Inspirujte se našimi vzory životopisů a nechte se vést naším průvodcem, aby váš životopis působil stejně perfektně jako práce, kterou odvádíte.
Administrativní pracovníci zajišťují chod organizací díky své efektivitě a schopnosti zvládat více úkolů najednou. Do zastřešující kategorie „administrativní pracovníci“ patří recepční, zástupci zákaznického servisu, sekretářky/administrativní asistentky, virtuální asistenti, referenti. Bohužel úřady a podniky stále více činností automatizují nebo tyto funkce kombinují s jinými. To znamená, že konkurence bude tvrdá, proto musíte být špičkou ve svém oboru a mít životopis, který to dokazuje. Dobrou zprávou je, že administrativní pracovníci pracují téměř v každém oboru, takže pečlivé hledání práce a vynikající žádost vám jistě pomohou dostat zajímavé místo.
Pro začátek je třeba dodržet tuto jednoduchou strukturu:
Několik tipů do životopisu administrativního pracovníka:
Vzhledem k tomu, že 99 % velkých společností používá systémy ATS pro sledování uchazečů, je pravděpodobné, že se budete ucházet o zaměstnání prostřednictvím některého z nich. Tyto softwarové aplikace skenují životopisy do personálních systémů a třídí je pomocí algoritmů. Pouze nejlepší životopisy se dostanou do rukou náborového manažera.
Proto musíte v životopise administrativního pracovníka použít klíčová slova a fráze, které se objevují v nabídce práce. Vkládejte je přirozeně – koneckonců nechcete znít jako robot - a přizpůsobte je každé konkrétní pozici.
Pro většinu zájemců o pozici administrativního pracovníka je nejvhodnější volit formát životopisu v obráceném chronologickém pořadí. Tento formát se zaměřuje zejména na pracovní historii, kde můžete uvést vaše předchozí zaměstnání, začínající tím nejnovějším.
Je ale docela dobře možné, že administrativní pracovník bude vaše první zaměstnání. Na začátku kariéry se můžete přiklonit spíše k prezentaci svých dovedností a v takovém případě může být vhodnější funkční formát životopisu.
V záhlaví životopisu administrativního pracovníka nesmí chybět informace obsahující vaše jméno, povolání, e-mailovou adresu a telefon tak, aby byly po ruce, bude-li vás náborový pracovník chtít kontaktovat.
Nedávejte sem však datum narození (váš věk stejně půjde odhadnout z oddílu vzdělání či předchozí zaměstnání) a vynechte i osobní údaje, jako je rodinný stav či počet dětí.
Kontaktní informace uvádějte v tomto pořadí:
Administrativní pracovníci mohou být tváří oddělení nebo celé organizace. To znamená, že na stylu záleží! Profil v životopise administrativního pracovníka je jediným místem, kde můžete nechat vyniknout svou osobnost. Ukažte, že jste pozitivně naladění, ale také vyberte jeden nebo dva své nejlepší úspěchy, abyste ukázali, proč jste pro danou práci tou správnou osobou.
Pokud se ucházíte o první zaměstnání, vyzdvihněte své organizační schopnosti, time management a schopnost spolupracovat.
Další inspiraci pro své shrnutí najdete v příbuzných vzorech životopisů, jako je životopis vedoucí kanceláře, administrativního asistenta nebo recepční.
Podívejte se na profil z našeho přizpůsobitelného vzoru životopisu administrativního pracovníka:
„Pracovitý a svědomitý absolvent obchodní akademie připravený pustit se s čerstvou energií do zpracování administrativní agendy a podpory vedení vaší společnosti. Rychle se učím a jsem časově flexibilní. Snadno navazuji kontakty a jsem týmový hráč.“
Spolehlivá a svědomitá administrativní pracovnice s pětiletou praxí v oboru, která se ráda stane administrativní oporou vašeho obchodního týmu. Mám prozákaznický přístup, jsem pečlivá a organizovaná. MS Office ovládám na velmi pokročilé úrovni, ale nedělá mi problémy osvojit si práci s jakýmkoli novým softwarem.
„Vysoce kvalifikovaný administrativní pracovník, který hledá uplatnění svých administrativních a mezilidských komunikačních dovedností pro zlepšení chodu společnosti. Umím řídit a udržovat organizovaný systém dokumentace, pracovat individuálně se zákazníky a poskytovat optimální podporu na front-end i back-end úrovni. Práci vykonávám spolehlivě a samostatně.“
V oddíle pracovní historie v životopise administrativního pracovníka uvedete všechny pozice, které vás dovedly až k tomuto bodu vaší kariéry. Není třeba se vracet dále než 10 let zpět, protože nástroje, které jste používali před více než deseti lety, již jistě nepoužíváte. Místo toho se zaměřte na své současné a relevantní dovednosti.
V rámci každého bodu vytvořte příběh úspěchu. Nezvedali jste pouze telefony, ale působili jste jako první linie organizace a řešili jste problémy zákazníků dříve, než eskalovaly. Nezpracovávali jste administrativní agendu, nýbrž jste usilovně plnili administrativní a kancelářské povinnosti, abyste zajistili efektivní chod kanceláře.
Administrativní pracovnice v PV auto spol. s r.o., Průhonice
Duben 2020 — Květen 2024
Recepční v TTP Car, Průhonice
Leden 2019 — Březen 2020
Není vůbec vyloučené, že administrativní pracovník bude vaše první zaměstnání. V takovém případě oddíl předchozích zaměstnání vynechte. Místo toho dejte větší prostor svým dovednostem. Zdůrazněte své přenositelné dovednosti jako komunikační schopnosti, ale především nadšení a ochotu učit se novým věcem. O vaší pečlivosti a organizovanosti mohou svědčit také vaše záliby nebo zkušenosti z brigád.
V životopise musíte mít krátkou část, ve které uvedete šest až deset nejdůležitějších dovedností. Mělo by jít o kombinaci tvrdých a měkkých dovedností. Mezi tvrdé dovednosti patří technické schopnosti, jako je ovládání kancelářského balíku Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) nebo schopnost napsat 75 slov za minutu. Měkké dovednosti jsou spíše talentem souvisejícím s lidmi a označují schopnost dobře spolupracovat s ostatními a dobré komunikační dovednosti.
Na pozici administrativního pracovníka se většinou vyžaduje středoškolské vzdělání s maturitou. Absolventi středních škol (zejména obchodních akademií) s prokazatelnými dovednostmi v oblasti zpracování textů, tabulek a dalších počítačových dovedností mohou nastoupit na takovou práci i bez zkušeností.
Uveďte nejvyšší dosažené vzdělání, školu, kterou jste navštěvovali, a dobu studia. Pokud máte vysokoškolské vzdělání, není nutné uvádět střední školu, i když to není na škodu.
maturitní zkouška, Obchodní akademie, Praha 7
Září 2014 — Červen 2018
Budete-li tváří kanceláře, musíte udělat skvělý první dojem. Váš životopis je tím pravým místem, kde začít. Rozvržení a design jsou prvním vizuálním ukazatelem vašeho profesionálního vystupování a osobnosti, takže jim musíte věnovat stejnou pozornost jako písemnému sdělení.
Dbejte na to, abyste měli přehledné rozvržení a čitelné písmo. Pokud vůbec používáte barvy, omezte je na minimum. Personalisté chtějí vaše údaje snadno najít, proto používejte standardní názvy nadpisů sekcí a dbejte na to, aby vaše kontaktní údaje vynikly.
Jestliže nemáte zkušenosti s grafikou nebo si chcete úpravu životopisu co nejvíce usnadnit, zvažte použití jedné z našich moderních nebo profesionálních šablon životopisů ověřených v praxi.