Jak napsat životopis

Dokonale promyšlený a dobře napsaný životopis je v profesní oblasti totéž jako disponovat unikátními schopnostmi.

Zatímco ostatní lidé namáhavě šplhají vzhůru k vysněnému zaměstnání, vy si navléknete purpurový plášť a vystřelíte vzhůru nadzvukovou rychlostí. Tento návod s pokyny pro napsání životopisu shrnuje to nejdůležitější, co je k vytvoření právě takového skvělého životopisu nezbytné.

V tomto návodu na sestavení životopisu naleznete:

Sestavení životopisu – 10 důležitých kroků

1. To nejdůležitější o psaní životopisu
2. Zlatá pravidla psaní a volby formátu
3. Jak napsat představení uchazeče
4. Uveďte své pracovní zkušenosti
5. Uveďte své mimořádné dovednosti
6. Poskytněte údaje o vzdělání
7. Další oddíly a vylepšení
8. Uveďte důležité reference
9. Připojte k životopisu motivační dopis
10. Zkontrolujte napsaný text a nezapomeňte jej uložit

Představte si dva skvělé odborníky, oba s vynikajícím renomé, talentem a kvalifikací. Až na to, že jednoho z nich personalisté ignorují a automatizované systémy jej nechávají propadnout. Druhému volají každý týden lidé z několika předních firem v oboru, aby se dostavil na pohovor.

Jaký je mezi nimi rozdíl? Mohly by to být jejich kontakty nebo odlišné okolnosti každého z nich. Často však onen rozdíl spočívá ve skvělém životopisu, který celý oříšek s hledáním zaměstnání rozlouskne. Marketing je stejně důležitý pro pracovníky jako pro podniky. 

V životě jsou často nejdůležitější detaily.

Hlavní věc na začátku: v čem životopis vytvořit?

Přejděme bez okolků ke zlatému pravidlu.

Nepoužívejte pro vytváření konečné verze svého životopisu základní textové editory. MS Word a podobné programy mají spoustu potenciálních problémů, které vás mohou zabrzdit dříve, než vůbec začnete.

Jsou to:

• Složité a časově náročné formátování
• Údaje v záhlaví a zápatí, které nepřečtou jiné systémy
• Slabé a nevýrazné vizuální řešení, které se mezi ostatními životopisy ztratí
• Formátování, které bude v ostatních programech vypadat jinak
• Ztracené nebo poškozené soubory a podobně

Jak to vyřešit? 

U většiny životopisů je obecně přijímaným standardem, že se předkládají v souborovém formátu PDF. Výhody jsou ve většině případů jasné: univerzální formátování, které se nemění, ať je zobrazíte odkudkoli, a možnost dokument přečíst ve většině softwarových systémů.

Pro vytvoření čistého, stručného a elegantního životopisu ve formátu PDF jsou ideální online nástroje. Tato internetová a softwarová řešení byla speciálně vytvořena jako dokonalý nástroj pro zpracování vizuálně výrazného, technicky funkčního a obsahově optimalizovaného životopisu. Využijete-li službu nebo platformu, která byla navržena speciálně pro životopis, ušetříte spoustu času a vyhnete se skrytým problémům.

Vizuální podoba, šablony a první dojmy

Všichni jsme vizuálně založení. Naše první dojmy vždy stojí na estetice, symetrii a obrazech.

S pečlivostí vybíráme oděv na pohovor, proč bychom tedy neměli věnovat stejné úsilí podobě svého životopisu? Je to ten hlavní signál, který vysíláme, než dojde na skutečné setkání tváří v tvář.

Podle studie služby TheLadders si personalisté prohlížejí životopis průměrně 6 vteřin, než přejdou k dalšímu (zmiňujeme se o tom v našich návodech a ukázkách pro různá povolání). Během této krátké doby činí personalista podvědomé rozhodnutí na základě toho, jak jej váš životopis stihne zaujmout. Pokud je čistý a krásně vypadá, personalista mu nejspíš věnuje chvilku obdivu.

Můžete si vytvořit vlastní šablony, ale jestliže nejste profesionální grafik, bude vhodnější se spolehnout na vizuální řešení ověřená v praxi. Šablony svým pojetím navozují určitý charakter a náladu: mohou zdůraznit kreativitu, spolehlivost, ukázněnost a další vlastnosti.

Šablony na serveru Resume.io jsou rozděleny do několika typů podle zamýšleného účinku, pro který byly navrženy, a lze je tak lépe uzpůsobit určité profesi, oboru nebo jednoduše okolnostem spojeným s nabízenou pracovní pozicí.

Zde je ukázka naší rozmanité řady vyzkoušených a profesionálně navržených šablon:

Formáty životopisu: vymezení struktury

Nyní, když jsme probrali vnější vzhled, přejdeme k tajům textu. Základní dělení textu v životopisu vychází z formátu obsahu: 

• Obrácené chronologické pořadí
• Funkční formát
• Kombinovaný formát

Formát chronologického pořadí od nejnovějšího k nejstaršímu je nejen nejběžnější, ale také nejvíce přijímaný různými zaměstnavateli a v různých oborech. Největší výhodou tohoto formátu je jeho přímočará, srozumitelná a lineární struktura.

Prezentuje vaše pracovní zkušenosti a informuje o dosavadních pracovních pozicích od nejnovější po nejstarší. Jedná se o skvělé řešení, pokud máte nepřetržitou profesní historii a můžete se pochlubit důležitými pracovními pozicemi z nedávné doby. Co si ale počít, jestliže jste teprve nedávno absolvovali školu nebo se ve vaší dosavadní kariéře vyskytuje větší mezera? V takovém případě přichází ke slovu funkční a kombinovaný formát.

Funkční formát životopisu se v první řadě zaměřuje na měkké a tvrdé dovednosti. Jestliže jste čerství absolventi a nedostává se vám zkušeností nebo přecházíte do nového oboru, měli byste zvažovat právě funkční formát. Můžete také životopis rozšířit tak, že uvedete minulé projekty, sociální iniciativy, zkušenost z jiných oblastí a podobně.

Kombinovaný formát klade rovnocenný důraz na dovednosti a dosavadní kariéru a je proto vhodný pro řadu technických a technologických profesí (ale nejen pro ně).

Pokud jde o vizuální dojem, podívejte se na působivý příklad toho, jak lze strukturovat různé životopisy.

Chcete-li se detailněji seznámit s tím, jak strukturovat svůj životopis, podívejte se na náš speciální Návod na výběr formátu životopisu a na naše články o funkčním a chronologickém životopisu!

Oddíly životopisu: seznam vašich profesních charakteristik

Často vznikají nejasnosti, pokud jde o členění životopisu do oddílů.

Není to nic překvapivého, neboť oddíly mají různou důležitost podle vaší profese, oboru a druhu nabytých zkušeností. Oddíly můžeme rozdělit na nezbytné a volitelné. Předpokládejme pro tuto chvíli, že používáte formát obráceného chronologického pořadí (který v současnosti používá 90 % životopisů).

Do nezbytných oddílů se často řadí:

• Kontaktní a základní osobní údaje
• Souhrn (představení uchazeče, cíl)
• Dosavadní kariéra
• Dovednosti
• Vzdělání

Volitelné oddíly mohou být následující:

• Dosažené úspěchy a milníky (často jsou uvedeny ve shrnutí)
• Sociální projekty a iniciativy
• Ocenění, certifikáty a organizace
• Záliby a zájmy

Nejedná se však o nepřekročitelná pravidla. V závislosti na typu pracovní pozice mohou některé oddíly nabýt nebo pozbýt důležitosti. Například v našem Návodu na sestavení životopisu pro zdravotní sestry zdůrazňujeme skutečnost, že mnohem důležitější než v jiných případech je zde účast v profesních organizacích. Pokud se rozhodujete o tom, zda zařadit určitý oddíl nebo změnit rozsah oddílu, měli byste si klást zejména tyto otázky:

• Zvýší to moji šanci na získání práce?
• Udělá to na zaměstnavatele dobrý dojem?
• Je to vhodné z hlediska pracovní náplně dané pozice?

Váš životopis je možná chronologický, vaše rozhodnutí by však měla být funkční a pragmatická!

Souhrn: to hlavní o vás, váš příběh

Stručnost, která je u životopisu zcela nezbytná, často vede k tomu, že je výsledný dokument mdlý a bez emocí. Souhrn je nejlepší příležitost, jak životopisu dodat trochu barvy, života a osobitosti. Ukazuje vaše odhodlání a pozitivní uvažování a dodává suchým faktům trochu emocí.

Základními složkami souhrnu by měly být:

• Vaše funkce, role nebo profesní kategorie (například „zkušený marketingový specialista“ nebo „odhodlaný a kreativní vývojář webových stránek“)
• Působivé výsledky a fakta
• Měkké a tvrdé dovednosti (pouze ty nejdůležitější!)
• Zaměření v rámci daného povolání nebo odborná specializace (vhodné z hlediska pracovní pozice, o kterou se ucházíte)

Souhrn by měl být sepsán tak, aby působil energicky a upoutal pozornost. Používejte dějová slovesa a silné popisné výrazy. Vyvarujte se zdlouhavých, gramaticky komplikovaných vět. Dostanou se tak do popředí činy a fakta.

Dosavadní kariéra: pracovní zkušenosti

Pokud jste zvolili formát obráceného chronologického pořadí (a u devíti z deseti profesí byste tak nejspíš měli učinit), je oddíl věnovaný dosavadní kariéře základním prvkem vašeho životopisu.

Nejenže je to místo, kde můžete sepsat svá nejpůsobivější minulá zaměstnání, ale můžete zde také u každé pracovní pozice uvést nejdůležitější fakta, dosažené úspěchy a čísla, která vás líčí jako skvělého odborníka. Není nutné uvádět celou svoji dosavadní kariéru. Uzpůsobte zmínky o minulých pracovních pozicích tak, abyste na budoucího zaměstnavatele zapůsobili těmi, které jsou nejvhodnější z hlediska pracovního místa, o které se ucházíte. Díky tomu bude váš životopis krátký, jasný a stručný.

Každou pozici je třeba shrnout přibližně v následujícím formátu:

• Název pracovní pozice, název společnosti, místo výkonu práce
• Měsíc a rok zahájení a ukončení pracovní činnosti
• Tři až šest odrážek stručně shrnujících vaše výsledky a úlohu ve společnosti

Skvělým nápadem je mít zvláštní soubor nebo seznam s uvedením všeho, co můžete považovat za své milníky, dosažené výsledky, projekty a čísla. Budete tak mít stále po ruce arzenál ilustrativních faktů. Ponořte se hlouběji do tématu a zjistěte o tomto důležitém oddíle více v našem Návodu na představení pracovních zkušeností.

Oddíl věnovaný dovednostem: způsobilost a unikátní schopnosti

Tento oddíl tvoří seznam vašich profesních charakteristik, unikátních schopností a dovedností.

V této fázi je podrobena první zkoušce vaše způsobilost. Oproti souhrnu se jedná o praktičtější oddíl, protože personalisté a automatizované systémy budou vaše schopnosti posuzovat podle určitého kontrolního seznamu.

Navíc existují určité tvrdé dovednosti (a někdy i měkké, pro ilustraci opět viz naše návody na sestavení životopisu pro zdravotní sestry nebo učitele), které jsou pro určitou pozici zcela nezbytné. Nabízíme dvě důležité rady: stanovte si priority, pokud jde o uváděné údaje, a analyzujte popis pracovní pozice!

Nemáte nekonečně místa a vašich dovedností může být mnoho. Dbejte na to, aby uváděné údaje (zejména ty, které jsou na začátku) odpovídaly nabízené pracovní pozici.

Chtěli byste se dozvědět více o tom, jak napsat skvělý oddíl týkající se dovedností? Zde je návod, jak popsat své dovednosti!

Vzdělání: příběh růstu a inteligence

Význam oddílu věnovaného vzdělání kolísá v závislosti na profesi a oboru.

Například v našem Návodu pro vývojáře webových stránek zdůrazňujeme skutečnost, že formální vzdělání není klíčovým faktorem. Mnozí vývojáři jsou do jisté míry samouci. Životopis však není nikdy úplný bez oddílu, který by uváděl alespoň určité údaje o vzdělání, a mnozí zaměstnavatelé kladou na formální vzdělání skutečně VELKÝ důraz.

Tak jako v mnoha jiných situacích není v případě oddílu věnovaného vzdělání možné uplatnit jeden univerzální přístup. U pracovních pozic v profesích jako jsou právníci, lékaři a exaktní vědy (chemik, biolog atd.) bude na formální vzdělání kladen velmi silný důraz. Je možné, že u nich budete chtít v životopise uvést i vědecké nebo podobné publikace (v oddíle Vzdělání nebo v samostatném oddíle na toto téma).

Zde je nutné podotknout, že v naší době dostupných informací a technologií můžete u vzdělání uvést také věci jako jsou online certifikáty, tréninkové programy, odborné semináře nebo kurzy apod. Chcete-li si ujasnit, jakou prioritu byste měli přiřadit tomuto oddílu, projděte si náš Návod, jak prezentovat své vzdělání, nebo si podrobněji prostudujte naše návody a ukázky pro jednotlivé profese.

Technologie a psychologie: ATS a personalisté

Z velké části jsme probrali důležité skutečnosti nezbytné pro sestavení životopisu, kterým na sebe upozorníte a získáte díky němu zaměstnání.

Jsou zde však ještě dva zcela zásadní aspekty, které z vašeho životopisu udělají dokonalý nástroj k získání pracovní pozice: zohlednění elektronických informačních systémů pro podporu náborového procesu a způsobu, jakým váš životopis zkoumá personalista.

Elektronické systémy pro podporu náborového procesu (Applicant Tracking Systems, ATS) se staly u většiny velkých a středních zaměstnavatelů ve většině rozvinutých světa všudypřítomným nástrojem. Personalisté někdy nezvládají velké množství žádostí a uchazečů o zaměstnání, s nimiž se každý měsíc setkávají.

Zaměstnavatelé proto namísto zvětšování personálních oddělení do absurdních rozměrů využívají automatizované systémy, které jim pomáhají s přijímacím řízením. Úkolem ATS je analyzovat, filtrovat (a někdy hodnotit) váš životopis na základě klíčových slov.

ATS jsou často málo flexibilní, což je jeden z hlavních důvodů, proč používat online nástroje namísto textových editorů. Automatizované systémy zpracovávají váš životopis na základě určitého algoritmu. Velmi značné procento životopisů je bez ohledu na profesionální obsah odfiltrováno jako nevyhovující kvůli nedostatkům formátování, obrázkům, grafům, chybějícím údajům v záhlaví a podobně. To je důvod, proč je nesmírně důležité používat ověřené nástroje, s jejichž pomocí lze vypracovat čistý životopis bez skrytých chyb formátování.

Jak ale ATS váš životopis filtrují a hodnotí? Odpověď je jednoduchá: na základě klíčových slov definovaných zaměstnavatelem, personalistou nebo systémovými parametry, které jsou specifické pro danou pozici.

Existují tři metody, jak vybírat klíčová slova: znalost oboru, manuální analýza popisu pracovní pozice a používání slovních mraků (word clouds).

Znalost oboru vychází z vaší odbornosti a průzkumu, který jste si udělali. Můžete se spolehnout na svoji zkušenost nebo se podívat na návody pro jednotlivé pracovní pozice. Například v našem Návodu na sestavení životopisu pro vývojáře webových stránek zdůrazňujeme dovednosti, programovací jazyky a zájmy, které jsou v několika posledních letech na vzestupu. V našem  Návodu na sestavení životopisu pro zdravotní sestry uvádíme dvě statisticky nejběžnější pracovní dovednosti, které zaměstnavatelé u této pozice vyžadují.

Vždy je také dobré si udělat průzkum internetových stránek potenciálního zaměstnavatele. Pomohou vám učinit si představu o tom, jaké hodnoty společnost vyznává, jaký jazyk používá a tak dále. Jejich znalost vám může zajistit tolik potřebnou výhodu.

Popis pracovní pozice je vaším nejdůležitějším spojencem při hledání klíčových slov pro ATS, která byste měli umístit do jednotlivých oddílů životopisu. Popis pracovní pozice často shrnuje základní požadavky a měkké dovednosti požadované pro danou práci. Vyhledejte je a uveďte je v textu svého životopisu.

Pokud je popis pracovní pozice příliš neurčitý nebo rozvláčný, existuje šikovný nástroj, jak se v něm vyznat: slovní mraky (word clouds). Jedná se o užitečné nástroje (například Wordle nebo Worditout.com – najdete je snadno na Googlu), do nichž jednoduše vykopírujete text popisu pracovní pozice a získáte přehled používané terminologie.

Přejdeme nyní k lidské stránce přijímacího řízení a podíváme se na hlavní úhly pohledu, ze kterých personalista hodnotí váš životopis. Především je třeba si uvědomit, jaké množství žádostí o práci zaměstnavatelům přichází. V některých firmách se jedná o stovky žádostí. Váš životopis by neměl být mdlý, příliš standardizovaný a pasivní. Není třeba to přehánět (náboroví manažeři mají vycvičené oko na příliš bombastické životopisy), ale váš text by neměl být zbytečně skromný.

Kromě toho není žádoucí zatěžovat personalisty technickou terminologií. Všechny profese mají svůj žargon a interní hantýrku, ale ne všichni personalisté mají stejné znalosti. Zdůrazněte své technické dovednosti, ale rozložte je v textu (zejména v souhrnu) a uveďte vedle nich měkké dovednosti a kvality, k nimž si lze vytvořit vztah a které působí lidsky.

Mezinárodní životopisy a životopisy uzpůsobené pro danou zemi

Hodláte-li se přestěhovat nebo si najít práci v zahraničí, měli byste také zvážit geografická specifika přijímání nových zaměstnanců.

Mezi regiony a státy existují určité kulturní, etické a technické rozdíly, pokud jde o zvyklosti při psaní životopisu. Asie, Evropa a Spojené státy se mohou v některých aspektech zásadně lišit. Velmi prospěšné může být zjistit si informace o zemi obecně a také o vašem konkrétním oboru v daném státě. Najděte si komunity krajanů žijících v dané zemi, akce na navazování kontaktů a online zdroje a rozšiřte své znalosti.

Obecně vzato, z geografického hlediska se často setkáváme s těmito druhy životopisu:

• Mezinárodní životopis
• Životopis pro USA
• Britský životopis
• Španělský životopis
• Asijský životopis
• Ruský životopis

Pokud vás zajímají tipy experta na psaní životopisu pro určitou oblast, projděte si náš návod týkající se jednotlivých druhů životopisů pro různé oblasti: jsou v něm uvedeny všechny výše uvedené kategorie a tipy, jak napsat životopis, pokud nejste rodilým mluvčím angličtiny.

Poskytli jsme vám základní a nejdůležitější informace potřebné k sestavení životopisu, který vám přinese skvělé příležitosti, ale naše užitečné zdroje tím nekončí!

Pokud chcete rozšířit své znalosti v daných oblastech, můžete si prostudovat naše návody týkající se dalších oddílů a témat.

A nezapomeňte se podívat na úžasné funkce nástroje pro tvorbu životopisu služby Resume.io. Je to nástroj, který vám nejspíše ušetří čas a námahu a posune váš životopis na vyšší úroveň!