Nejlepší formát motivačního dopisu administrativní pracovnice
Administrativní pracovníci vynikají v jednoduché a stručné komunikaci. Vědí, že příliš složitá sdělení nebudou správně pochopena. Platí to i pro formát motivačního dopisu administrativních pracovníků, který musí být jednoduchý a přímočarý:
- Záhlaví motivačního dopisu
- Oslovení/pozdrav
- Úvod motivačního dopisu
- Prostřední (hlavní) část motivačního dopisu
- Závěrečný odstavec motivačního dopisu (závěr a výzva k akci).
Věc
Pozice administrativní pracovnice
Vážená paní Petrová,
díky tomu, že jsem během studia i po jeho ukončení před dvěma lety vykonávala administrativní pozice ve společnostech poskytujících marketingové poradenství, disponuji odbornými znalostmi z oboru, ve kterém se schopný pracovník vždy hodí. Ve své současné práci se věnuji grafickému designu, přípravě prezentací v aplikaci PowerPoint a základnímu copywritingu. Přikládám ukázku své práce, která zaměstnavateli pomohla získat nové zakázky v hodnotě 10 000 000 Kč.
Jako kolegyně jsem vždy připravena naslouchat druhým. Přestože jsem v dané oblasti asi nejméně zkušený člověk v kanceláři, naši kreativci mě často vyhledávají, aby se mnou probrali své nápady. Umím dobře druhého člověka vyslechnout – můj vlastní průzkum mezi zaměstnanci ukázal, že 96 % kolegů považuje rozhovor se mnou za „přínosný“.
Považuji se za mimořádně organizovaného člověka a ráda působím v centru dění v podniku s více než 50 zaměstnanci. Nikdo neví lépe než já, co se v kanceláři děje. Běžně zkoumám nejnovější technologie, které by mohly zajistit plynulejší provozní procesy, a vedu své okolí k vyšší efektivitě. Vím, že chcete přijmout člověka, který dokáže aktivizovat tým tvořený převážně individualisticky orientovanými lidmi. Mohu vám pomoct tyto lidi stmelit.
Mezi moje finanční zkušenosti patří správa nákupních objednávek, odsouhlasování dodavatelů, základní účetnictví a sestavování finančních zpráv pro týdenní a měsíční porady vedení. Jsem pokročilý uživatel Excelu, v jehož používání školím méně zkušené pracovníky, a při každé příležitosti se snažím kolegy vést k větší produktivitě.
Velmi ráda bych se dozvěděla více o tom, jak bych mohla být užitečná pro vaše zaměstnance, ráda se kdykoli dostavím na pohovor.
S pozdravem
Eva Gratzová
Záhlaví motivačního dopisu
Administrativní pracovník, který se bude ze všech snažit vyniknout mezi mnoha dalšími uchazeči, by toto úsilí neměl vyvíjet v záhlaví motivačního dopisu. Zvolte funkční styl a uveďte to podstatné: své celé jméno, e-mail a telefonní číslo. Tyto údaje je nutné zahrnout do motivačního dopisu i životopisu, neboť nikdy nevíte, ve které fázi vás pozvou na pohovor.
Neočekává se, že v horní části dopisu uvedete celou adresu svého bydliště nebo že budete uvádět adresu zaměstnavatele. Tyto údaje zabírají cenné místo a jsou pozůstatkem doby, kdy se dopisy posílaly normální poštou.
Oslovení a úvod v motivačním dopise
Volba vhodného oslovení by pro administrativního pracovníka, který denně jedná s mnoha různými lidmi, neměla být nijak obtížná. Na začátku motivačního dopisu uveďte prosté „Vážená paní/pane“ následované příjmením. Nepodlehněte pokušení zvolit méně formální druhy pozdravu, abyste ukázali vřelý vztah k lidem. Hrajte na jistotu a projevte trochu úcty. Zatím se osobně neznáte.
Pokud neznáte jméno personalisty, můžete se na ně zeptat telefonicky. Při této příležitosti můžete u pracovníka recepce zjistit základní věci, rozhodně ale neplýtvejte jeho časem. Pokud se vám jméno personalisty nepodaří zjistit, postačí zdvořilé „Vážení“.
Úvodní část motivačního dopisu administrativního pracovníka musí upoutat pozornost vašeho budoucího nadřízeného. Ostatní uchazeči uvedou celou spoustu všedních detailů o své práci, vy byste měli mít odvahu zmínit se o některém ze svých mimořádných úspěchů. Dejte najevo, že ovládáte všechny standardní činnosti a že se vždy snažíte přidat něco nad rámec toho, co se od vás očekává. Zasaďte to do reálného rámce a doložte na konkrétních číslech.
Vážená paní Petrová,
díky tomu, že jsem během studia i po jeho ukončení před dvěma lety vykonávala administrativní pozice ve společnostech poskytujících marketingové poradenství, disponuji odbornými znalostmi z oboru, ve kterém se schopný pracovník vždy hodí. Ve své současné práci se věnuji grafickému designu, přípravě prezentací v aplikaci PowerPoint a základnímu copywritingu. Přikládám ukázku své práce, která zaměstnavateli pomohla získat nové zakázky v hodnotě 10 000 000 Kč.
Prostřední (hlavní) část motivačního dopisu
Snadno se stane, že do prostřední části motivačního dopisu administrativního pracovníka zařadíte příliš mnoho podrobností a dáte málo vyniknout své osobitosti. Přiměřeně plnit zadané úkoly dokáže většina administrativních pracovníků, ale pro vaše kolegy je podstatné hlavně to, jak ke své práci přistupujete. Vaše nakažlivé nadšení pravděpodobně pomůže pozvednout morálku týmu.
Dejte svému budoucímu šéfovi zřetelně najevo, jaké to je s vámi pracovat. Nebojte se používat přívlastky. Není snadné vylíčit vaše úspěchy tak, aby z popisu bylo zřejmé, jak ke své práci přistupujete, musíte proto volit co nejkonkrétnější a nejnápaditější jazyk. V tomto ohledu vám pomohou i akční slova, jimiž popíšete své úspěchy.
Kvantifikujte výsledky svého úsilí v kontextu a s pomocí čísel. Ukažte, že v rámci možností svoji práci sami hodnotíte a zlepšujete se. Nejlepší možné zaměstnání získáte pouze tehdy, když budete vědět, co musíte zlepšit – ukažte, že vám záleží na vašem rozvoji.
Jako kolegyně jsem vždy připravena naslouchat druhým. Přestože jsem v dané oblasti asi nejméně zkušený člověk v kanceláři, naši kreativci mě často vyhledávají, aby se mnou probrali své nápady. Umím dobře druhého člověka vyslechnout – můj vlastní průzkum mezi zaměstnanci ukázal, že 96 % kolegů považuje rozhovor se mnou za „přínosný“.
Považuji se za mimořádně organizovaného člověka a ráda působím v centru dění v podniku s více než 50 zaměstnanci. Nikdo neví lépe než já, co se v kanceláři děje. Běžně zkoumám nejnovější technologie, které by mohly zajistit plynulejší provozní procesy, a vedu své okolí k vyšší efektivitě. Vím, že chcete přijmout člověka, který dokáže aktivizovat tým tvořený převážně individualisticky orientovanými lidmi. Mohu vám pomoct tyto lidi stmelit.
Mezi moje finanční zkušenosti patří správa nákupních objednávek, odsouhlasování dodavatelů, základní účetnictví a sestavování finančních zpráv pro týdenní a měsíční porady vedení. Jsem pokročilý uživatel Excelu, v jehož používání školím méně zkušené pracovníky, a při každé příležitosti se snažím kolegy vést k větší produktivitě.
Jak ukončit motivační dopis administrativního pracovníka (závěr a rozloučení)
Ačkoli byste možná chtěli na závěr uvést ještě jeden konkrétní příklad, nejlepší je v této části zdůraznit, jak moc o danou pozici stojíte a jak zapadá do vaší profesní dráhy. Jedná se o náročnou práci s poměrně vysokou fluktuací zaměstnanců a pro zaměstnavatele je důležité, abyste u ní nějakou dobu vydrželi.
Nebojte se na závěr sdělit, že máte zájem dozvědět se více na případném pohovoru. Vyzýváte tak zaměstnavatele k akci a měl by z vás při tom vyzařovat upřímný zájem a nikoli přílišná suverenita, neboť ten, na koho se obracíte, je pro vás neznámý člověk. Vzor závěru motivačního dopisu administrativního pracovníka najdete zde:
Velmi ráda bych se dozvěděla více o tom, jak bych mohla být užitečná pro vaše zaměstnance, ráda se kdykoli dostavím na pohovor.
S pozdravem
Eva Gratzová
