Příklad motivačního dopisu Sekretářka

Nejlepší formát motivačního dopisu sekretářky

Motivační dopis by téměř vždy měla tvořit pouze jedna stránka, tedy asi 400 slov. Měl by také mít jasně vymezenou strukturu, kterou tvoří:

1. Záhlaví
2. Oslovení/pozdrav
3. Úvod
4. Hlavní část textu
5. Závěr / výzva k akci
6. Rozloučení

A co by jednotlivé oddíly měly obsahovat?

Záhlaví motivačního dopisu

V dřívějších dobách si firmy nechávaly vyrobit stohy hlavičkových kancelářských papírů, které obsahovaly pouze hlavičku neboli záhlaví, tedy prostor v horní části stránky, kde byl uveden název společnosti a její adresa, telefonní číslo a případně barevné logo. Sekretářka list vzala, navinula na válec psacího stroje a pustila se do psaní dopisu.

Záhlaví se používá i dnes v elektronické korespondenci a jako uchazeč o zaměstnání byste zde měli uvádět své jméno, povolání, adresu, telefonní číslo a e-mail. 

Hlavním účelem záhlaví je informovat potenciálního zaměstnavatele o tom, jak vás může v případě zájmu kontaktovat. Má však i důležitý druhotný účel – propůjčit vašemu dopisu trochu elegance. 

Cíl záhlaví motivačního dopisu: Odlišit vás od ostatních uchazečů o zaměstnání tím, že do dopisu vnese eleganci a cit pro detail a vysokou kvalitu.

Oslovení/pozdrav v motivačním dopise

„Vážený pane [X],“ „Vážená paní [Y],“ případně „Dobrý den,“ – to jsou vhodné formy oslovení či pozdravu ve vašem motivačním dopise. Za oslovením nebo pozdravem píšeme v obchodním dopise čárku.

Elektronická pošta dříve striktní pravidla poněkud rozvolnila, přesto je vhodné se uvedených způsobů oslovení držet i nadále. Přílišná neformálnost v dopise, jímž žádáte o zaměstnání, může vaší věci uškodit.

Existují i velmi moderní, hlavně technologické firmy, které formálnost považují za přežitek a u nichž lze zvážit oslovení křestním jménem příjemce („Dobrý den, Martine, obracím se na Vás...). Mějte však na paměti, že o přijímání nových zaměstnanců často rozhoduje více lidí, může proto být vhodné oslovit je jako skupinu.

V takovém případě můžete napsat například „Vážení členové týmu personalistů ve společnosti XY“.

Cíl oslovení v motivačním dopise: Navodit profesionální, avšak přátelský tón tím, že navážete přímý osobní kontakt se zaměstnavatelem, nejlépe s uvedením jeho jména.

Úvod motivačního dopisu

Váš dopis by měl dostat ten správný, patřičně energický impuls hned v prvním odstavci. S použitím provokativního, živého jazyka popište pracovní pozici, o kterou se ucházíte, a uveďte, proč byste byli skvělým uchazečem, který vyhovuje všem požadavkům. 

Pečlivě volte tón, který by měl být energický a sebevědomý, nikdy však arogantní nebo příliš důvěrný. S použitím sebevědomých a výstižných formulací popište svoji osobu a uveďte, proč se o tuto práci ucházíte.

Cíl úvodu motivačního dopisu: Upoutat pozornost personalisty sebevědomým, energickým souhrnem vašich profesních předpokladů, který jej přiměje k tomu, aby pokračoval ve čtení.

Hlavní část motivačního dopisu

Dva nebo tři odstavce v hlavní části vašeho motivačního dopisu musí uvádět důvody, proč jste vynikajícím uchazečem o danou pozici. 

V této části dopisu byste měli zdůraznit své pracovní zkušenosti, vzdělání, jedinečné dovednosti a jakékoli další profesní předpoklady, které stojí za zmínku.  

Píšete-li o svých dosavadních zkušenostech, snažte se být co nejkonkrétnější a v případě potřeby uvádějte fakta a čísla. Nestačí napsat, kde a kdy jste pracovali, je třeba uvést hlavní úspěchy, kterých jste v daném zaměstnání dosáhli. 

Cíl hlavní části motivačního dopisu: Zdůraznit vaše nejrelevantnější úspěchy způsobem, který bude svědčit o vaší potenciální užitečnosti pro nového zaměstnavatele.

Závěr motivačního dopisu a výzva k akci

Zakončete text v pozitivním, nadšeném duchu a zařaďte na závěr „výzvu k akci“. Uveďte, že se rádi dostavíte na pohovor, můžete dokonce i navrhnout, že během příštích týdnů zatelefonujete, abyste vaši nabídku probrali. 

Snažte se příjemci vnuknout myšlenku, že by neměl váš dopis jen tak odložit stranou, nýbrž v souvislosti s ním něco podniknout. Přesvědčte jej, že nerozesíláte nabídky naslepo na všechny strany, ale máte o tuto konkrétní práci skutečný zájem a jste přesvědčeni o tom, že ve vás najde ideálního uchazeče.

Cíl hlavní závěru motivačního dopisu: Zakončit v pozitivním a sebevědomém duchu výzvou k akci, jejímž výsledkem je v ideálním případě pohovor.

Rozloučení v motivačním dopise

Zakončete slovy „S pozdravem“ nebo podobnou frází, za níž následuje odsazení a vaše jméno. Pokud chcete, můžete na toto místo vložit sken podpisu, ale není to nutné – v elektronické poště se bez podpisu obejdete.