Existují situace, kdy je doporučující dopis požadován, rozhodně však není standardní součástí každé žádosti o zaměstnání. Pokud však požadován je nebo je zřejmé, že by byl ku prospěchu věci, existuje řada aspektů, které je třeba zvážit z hlediska jeho sepsání a z hlediska toho, jak si doporučující dopis vyžádat.
Tento blog zkoumá následující témata:
- Co je doporučující dopis
- Komu se doporučující dopis hodí
- Jak si doporučující dopis vyžádat
- Vzor formátu doporučujícího dopisu
- 5 charakteristických rysů úspěšného doporučujícího dopisu
- Tipy pro psaní doporučujících dopisů
Co je doporučující dopis
Doporučující dopis představuje v mnoha případech účinný nástroj při hledání zaměstnání. Popisuje-li uchazeč své úspěchy, musí vždy počítat s určitou mírou přirozené nedůvěry, avšak hovoří-li o něm kolega nebo dřívější nadřízený, posouvá to jeho důvěryhodnost na zcela novou úroveň. Předáním doporučujícího dopisu vnášíte do přijímacího řízení zásadní aspekty sociálního důkazu správnosti.
Doporučující dopis potvrzuje vykonanou práci, dovednosti nebo dosažené vzdělání uchazeče. Dokládá tvrzení ze životopisu a pohovoru, potvrzuje jejich důvěryhodnost a přidává na váze ostatním sdělením. Můžete-li doložit jeden z uváděných výsledků, jichž jste v minulosti dosáhli, stanou se i ty ostatní věrohodnějšími.
Komu se doporučující dopis hodí
1. Uchazeči o středoškolské, univerzitní a postgraduální vzdělání nebo stipendium
Na některých středních školách a univerzitách a v programech postgraduálního vzdělání je běžné vyžadovat nejméně dva doporučující dopisy. Je tomu tak zčásti proto, že studenti nebudou mít tolik pracovních zkušeností, které by svědčily o jejich vlastnostech, ale ukazuje to také účinnost doporučujícího dopisu jako zdroje informací o budoucím potenciálu uchazeče. Členové výběrových komisí potřebují vedle studentova vlastního profilu také další materiál.
2. U některých profesí životopis a průvodní dopis nestačí
V některých profesích, například ve zdravotnictví a školství, se v rámci výběru uchazečů tradičně předkládá doporučující dopis. Jsou-li součástí daného zaměstnání interakce s dalšími lidmi, které pro ně mohou mít zcela zásadní význam (v pozitivním i negativním smyslu), pohled třetí osoby personalistovi umožňuje učinit správné rozhodnutí.
3. Nedostatek zkušeností nebo kariérní změna
V případě nedostatku zkušeností nebo situace, kdy uchazeč hodlá změnit kariéru a pracovat v jiné pozici nebo oboru, prospěje i poměrně slabé žádosti o zaměstnání doporučující dopis, který podpoří zájem uchazeče o nabízenou pozici. Potvrzení někdejšího kolegy nebo kamaráda týkající se vašich vlastností může rozhodnout ve váš prospěch. Ještě lepší je, pokud znáte člověka z cílového oboru, který může dosvědčit, že se na danou funkci hodíte.
Jak žádat o doporučující dopis
Doporučující dopis z povahy věci poskytuje dobrý známý, tedy člověk, který vám s referencí ochotně vyjde vstříc. Existuje řada věcí, které by měl uchazeč zvážit, hodlá-li si vyžádat doporučující dopis. Pokud si pečlivě připravil půdu, čeká jej skvělý výsledek.
- Lepší než poslat e-mail nebo jinou zprávu je o doporučení požádat osobně.
- Popište svoji pracovní pozici a uveďte svoji konkrétní situaci.
- Předejte oslovené osobě svůj životopis, aby se seznámila s tím, jak se v žádosti o zaměstnání sami charakterizujete.
- Řekněte jí, co má v doporučujícím dopisu uvést (a co vynechat).
- Zvažte poskytnutí šablony, jíž se bude moci řídit a volit podle ní své formulace.
- Poskytněte dané osobě na sepsání doporučení dostatek času, stanovte realistický termín.
A co je nejdůležitější, měli byste osobě, kterou jste požádali o doporučující dopis, vyjádřit svůj vděk. Oslovená osoba není povinna vám vyhovět, ale pokud si uvědomuje, jak důležité to pro vás je, bude se snažit sepsat pro vás velmi působivé doporučení.
Formát doporučujícího dopisu
1. Úvod a doporučující sdělení
Je důležité, aby pisatel doporučujícího dopisu uvedl, kým on sám je a jaký má k uchazeči vztah. Informace o oboru, v němž působí, je zásadní z hlediska důvěryhodnosti doporučení.
2. Souhrn a důvody pro doporučení
Skvělý doporučující dopis jde rovnou k věci, pokud jde o osobní kvality a úspěchy, jež podle názoru pisatele činí z uchazeče vynikajícího adepta na nabízenou pracovní pozici. Seznam s odrážkami je možná trochu příliš, ale důvody pro přijetí uchazeče by měly být uvedeny jednoznačně a bez jakýchkoli nejasností.
3. Osobní příběh s konkrétními skutečnostmi přizpůsobenými konkrétní situaci
Ideální způsob, jak ovlivnit rozhodování personalisty, je zformulovat text, který uvádí konkrétní přednosti uchazeče a sděluje, jak si povede v budoucí pracovní pozici. Je třeba nabídnout kontext a svůj pohled na věc podložit fakty.
4. Závěrečné sdělení doporučujícího dopisu
Nejlepší (a nejlogičtější) způsob, jak zakončit doporučující dopis, je personalistu vyzvat, aby rozhodně zvážil přijetí daného uchazeče. Je dobré uvést ještě jeden poslední důvod, proč právě tento uchazeč je ten nejvhodnější, a zakončit dopis v pozitivním duchu.
Pět vlastností úspěšného doporučujícího dopisu
Přidáváme-li k dokumentaci uchazeče další položku, měli bychom dbát na to, aby mu prospěla, nikoli přitížila. Má-li doporučující dopis následujících pět vlastností, lze očekávat, že bude mít úspěch.
- Doporučující dopis pochází z důvěryhodného zdroje
- Je konkrétní a uzpůsobený pracovní pozici, kterou se uchazeč snaží získat
- Působí přiměřeně sebejistě a pozitivně.
- Předkládá informace, které jsou přiměřeně podrobné.
- Doporučující dopis říká, že by uchazeč měl být přijat.
Co si zapamatovat
- V některých situacích, například u studentů usilujících o přijetí na některé vysoké školy, je doporučující dopis nezbytným předpokladem úspěchu.
- Neposílejte doporučující dopis, pokud si jej potenciální zaměstnavatel výslovně nevyžádal.
- Jste-li sami pisateli doporučujícího dopisu, snažte se jej nezatížit příliš mnoha informacemi.
- Držte se osvědčeného formátu dopisu a uveďte podrobnosti o svých osobních stycích s uchazečem.
