Pokud odesíláte průvodní e-mail s přiloženým životopisem a motivačním dopisem, je to další příležitost, jak se prodat. Tak proč to neudělat? Tento průvodní e-mail by nikdy neměl nahradit váš motivační dopis v PDF formátu (protože e-maily se snadno mažou), ale neměl by to být ani jednoduchý jednořádkový vzkaz typu „dokumenty naleznete v příloze“.
Personalisté nečekají, že do e-mailu zkopírujete celý obsah motivačního dopisu, nabízí se vám tedy další příležitosti, jak prodat svůj kariérní příběh. Nebuďte struční a neomezujte se na pár úvodních řádků! Využijte této příležitosti naplno.
Jaké příležitosti skýtá průvodní e-mail?
Následující kapitoly by vám měly pomoct:
- rozhodnout se, zda poslat svůj průvodní dopis v textu e-mailu nebo jako přílohu.
- analyzovat vzor skutečného průvodního dopisu a použít jej jako vzor průvodního e-mailu.
- napsat ten nejlepší průvodní e-mail potenciálnímu zaměstnavateli.
- vytvořit vzor e-mailové žádosti o zaměstnání, která zvýší vaše šance na odpověď.
Co je to průvodní e-mail?
Definice průvodního e-mailu je celkem jednoduchá: je to dopis poslaný v textu e-mailu, na rozdíl od motivačního dopisu zaslaného prostřednictvím online uchazečského portálu nebo jako příloha e-mailu.
Mohli byste připojit normální motivační dopis (jako přílohu, která se může odeslat dalším lidem a neztratí se v e-mailovém řetězci), ale vzhledem k tomu, že i e-mail si někdo pravděpodobně přečte až do konce, může mít jeho obsah vliv.
I když průvodní e-mail nemusí být vnímán jako oficiální součást procesu podávání žádosti o zaměstnání, je to příležitost, jak vyniknout. Ačkoli byste rozhodně měli být struční a výstižní, skutečnost, že e-mail nebude bezobsažný, vás odliší od drtivé většiny ostatních uchazečů, kteří si vystačí s jednořádkovým textem o životopisu a průvodním dopisu v příloze. Přistupovat k e-mailu jako k formalitě znamená zkrátka promarnit příležitost.
Vzor e-mailové žádosti o zaměstnání
Úvodem vám přinášíme ukázku e-mailové žádosti o zaměstnání (nebo vzor průvodního e-mailu), která byla vytvořena na základě skutečných náborových postupů a zkušeností náborářů:
Jak vidíte, tento příklad žádosti vychází z pracovní nabídky na pozici výkonného asistenta, ale lze ho použít jako inspiraci pro váš vlastní průvodní dopis. V popředí stojí dosažené úspěchy, příklady jsou vyčísleny a každá část příběhu je relevantní pro danou pozici. Můžete si také prohlédnout naši knihovnu bezplatných vzorů motivačních dopisů, třeba tam najdete své povolání nebo obor.
Lidé budou číst e-maily na různých zařízeních a velikostech obrazovek, takže dělejte krátké odstavce a buďte struční. Nepřerušovaný tok textu je poněkud odrazující, proto napište průvodní e-mail tak, aby se jím dalo snadno procházet. Začněte nejdůležitějšími informacemi a nezapomeňte kvantifikovat všechny úspěchy. Čísla vždy zaujmou.
Chcete-li zjistit, zda máte průvodní dopis vložit přímo do e-mailu nebo ho poslat jako přílohu, pokračujte ve čtení.
Nezapomeňte uložit kopii e-mailu pro další použití. Buď můžete procházet odeslané položky, nebo pošlete e-mail v kopii na vlastní adresu a vytvořte složku, kde shromáždíte veškerou vaši e-mailovou korespondenci týkající se hledání práce. Proč ztrácet čas a energii hledáním e-mailu, který jste poslali před třemi týdny?
Napsat průvodní dopis v e-mailu nebo ho přiložit?
Odpověď na otázku, zda máte průvodní dopis vložit do textu e-mailu nebo ho přiložit, do značné míry závisí na popisu práce. Personální manažer vám obvykle dá pokyny, jak máte průvodní dopis doručit. Některé pracovní nabídky vám dokonce řeknou, jaký má být předmět e-mailu. Dodržujte tyto pokyny, jelikož jakákoli odchylka může znamenat, že vás personalista při procházení žádostí přeskočí.
Pokud posíláte motivační dopis jako přílohu: To je jednodušší z obou možností, protože připojíte existující soubor průvodního dopisu k e-mailu. I tak byste měli napsat několik úvodních vět do textové části e-mailu, abyste upozornili náboráře na přiložený průvodní dopis (a další materiály žádosti). Kolik informací skutečně zahrnete do textu e-mailu, záleží jen na vás. Vše, co potřebujete vědět o tom, jak napsat skvělý motivační dopis, najdete v našem průvodci motivačním dopisem doplněném o konkrétní příklady!
Můžete použít vzor průvodního e-mailu, jak jej uvádíme v předchozí kapitole, i když posíláte průvodní dopis jako přílohu. Samozřejmě lze udělat obojí.
Tady je jednoduchý návod, co napsat do textu průvodního e-mailu.
Vážená paní / Vážený pane (jméno personálního manažera),
rád/a bych se ucházel/a o pozici XYZ ve společnosti (název společnosti). V příloze tohoto e-mailu naleznete můj životopis, motivační dopis a ukázky práce.
Předem děkuji za zvážení mé žádosti.
(Vaše jméno)
Pokud vás zajímá, jak poslat e-mail s přílohou, zde je stručný návod: klikněte na ikonu pro vytvoření nového e-mailu. Vyplňte pole Komu a Předmět. Napište několik vět do textové části s odkazem na přiložené materiály žádosti. Klikněte na ikonu sponky pro otevření prohlížeče souborů. Přejděte na soubor s motivačním dopisem a klikněte na „Otevřít“. Váš motivační dopis je nyní připojen!
Nezapomeňte změnit název souboru na něco popisného, třeba „Příjmení_průvodní dopis“. Tento jednoduchý krok zajistí, že personalista bude mít o vašem motivačním dopisu přehled po celou dobu procesu podávání žádosti.
Pokud posíláte průvodní e-mail: Když posíláte svůj průvodní dopis v textu e-mailu, musíte věnovat o něco větší pozornost tomu, jak to uděláte. Klíčem je stručnost, je tedy třeba zvolit pouze ty nejpodstatnější příklady z celého průvodního dopisu. Průvodní e-mail napište maximálně ve třech krátkých odstavcích plus pozdrav a podpis.
Postup je následující:
- Oslovte personálního manažera, pokud možno, jménem, nebo použijte „Vážený/á pane/paní vedoucí náboru“.
- Představte se a zmiňte pozici, o kterou se ucházíte.
- Uveďte 1-2 související úspěchy nebo dovednosti, které z vás dělají vynikajícího kandidáta.
- Svůj průvodní e-mail zakončete výzvou k akci, která vybídne personalistu, aby vás kontaktoval.
- Průvodní e-mail ukončete uctivým „S pozdravem“ následovaným vaším jménem.
Jednou z výhod průvodního e-mailu je, že v něm můžete uvést hypertextové odkazy. Můžete vložit odkaz na svůj online životopis nebo profil na LinkedIn nebo odkaz na delší motivační dopis. Jednou z nevýhod je, že průvodní e-mail většinou nelze uložit v systémech ATS, proto si dobře rozmyslete, zda raději nepřipojíte motivační dopis v příloze.
Zde je krátký příklad průvodního e-mailu k přiloženému životopisu:
Vážená paní Jančíková,
bylo mi potěšením poslouchat Vás minulý týden na akci Ženy v marketingu. Přikládám svůj životopis, kterým se chci ucházet o pozici vedoucí marketingového oddělení ve společnosti DGI Global. Věřím, že moje šestiletá praxe s řízením digitálních reklamních kampaní pro cílové publikum mě na tuto pozici dostatečně připravila.
Na své poslední pozici jsem vytvářela reklamní strategii pro začínající oděvní značku. Během tří let, kdy jsem ve společnosti působila, jsem zvýšila počet sledujících Instagram účtu z 300 na více než čtvrt milionu. Prostřednictvím cíleného umísťování reklamy a vytvořením inovativní webové galerie jsem v loňském roce zvýšila online prodeje společnosti o více než 15 %.
Rád bych s Vámi probrala své nápady, jak v rámci pozice vedoucího marketingového oddělení rozšířit online přítomnosti DGI. Kontaktovat mě můžete e-mailem nebo na čísle 775 442 183. Budu se těšit na setkání.
S pozdravem,
Dana Doležalová
Pokud popis pracovní pozice neříká, jak máte motivační dopis odeslat, budete se muset rozhodnout dle vlastního úsudku. Zaprvé se podívejte, zda máte zasílat v příloze ještě nějaké další podklady. Pokud je motivační dopis pouze jedním z mnoha dokumentů, pravděpodobně bude lepší napsat stručný průvodní e-mail a kompletní motivační dopis přiložit se všemi ostatními materiály jako přílohu.
Naopak pokud motivační dopis vůbec není zmíněn, můžete ho napsat přímo do textu vašeho e-mailu a přirozeně ho tak zakomponovat do žádosti.
Níže naleznete příklad průvodního e-mailu s připojeným životopisem, který můžete upravit podle vlastních potřeb.
Jak napsat průvodní e-mail?
Při psaní průvodního e-mailu byste měli mít na zřeteli několik úprav týkajících se formátování a tónu.
Formát průvodního e-mailu:
Jedním z hlavních rozdílů ve formátu průvodního e-mailu je, že nemá záhlaví. Proto je důležité začlenit klíčové osobní údaje do závěrečných vět. Podepište se celým jménem a telefonní číslo uveďte ve výzvě k akci nebo v automatickém podpisu vašeho e-mailu. To je také skvělé místo pro odkaz na váš LinkedIn, relevantní sociální sítě, online portfolio nebo osobní web.
Stejně jako u standardního motivačního dopisu by měl být také váš průvodní e-mail dobře čitelný. Použijte standardní písmo a velikost písma e-mailů v černé barvě. Nezapomeňte mezi odstavce vložit jednu (nebo i dvě) prázdné řádky.
Jestliže odesíláte motivační dopis jako přílohu, může vám formátování výrazně usnadnit šablona motivačního dopisu. Naše profesionální šablony motivačních dopisů jsou odborně navrženy pro různá odvětví. Ujistěte se, že jste vybrali šablonu, která nejlépe odpovídá image a značce potenciálního zaměstnavatele.
Správný tón pro e-mailovou žádost o zaměstnání:
Váš průvodní e-mail k žádosti o zaměstnání může mít z několika důvodů pružnější tón než tradiční motivační dopis zaslaný prostřednictvím online uchazečského portálu.
V prvé řadě, máte-li e-mailovou adresu personálního manažera, máte pravděpodobně i jeho jméno. V mnoha oborech není vhodné se odchylovat od standardního oslovení "Vážený/á" následovaného správným oslovením a příjmením.
V některých oborech však může použití příjmení působit příliš škrobeně a odtažitě. Pokud tomu tak je, použijte pozdrav „Dobrý den“ následovaný čárkou a křestním jménem, abyste navodili osobnější dojem.
Výjimkou z výše uvedených pokynů ohledně tónu je e-mail se žádostí o stáž. Vzhledem k tomu, že jste pravděpodobně student, který e-mailuje někomu na vyšší pozici, je nejlepší držet se formálnějšího tónu, který vyjadřuje vaše nadšení a zároveň zůstává zdvořilý. Není třeba to se zdvořilostmi přehánět, ale váš e-mail se žádostí o stáž by měl projevit úctu k času, který vám personální manažer věnuje.
Dalším důvodem, proč posíláte svou pracovní žádost e-mailem, může být skutečnost, že personálního manažera už znáte. Možná jste ve firmě již dříve pracovali nebo máte jiné spojení, které vám umožnilo se ucházet přímo. V takovém případě by váš e-mail neměl znít jako od úplně cizího člověka! Upravte tón na základě vašeho předchozího vztahu tak, aby váš průvodní e-mail zněl přirozeně a přátelsky.
Klíčové myšlenky
Ačkoli nechcete, aby personalista ztrácel čas čtením informací v průvodním e-mailu, které jsou stejně obsaženy v přiloženém motivačním dopise, je velice důležité využít tuto příležitosti na maximum a zanechat pozitivní dojem.
- Dodržujte klasická pravidla pro obsah průvodních dopisů.
- Zahrňte stejné úspěchy, ale prezentujte je trochu jinak.
- Nezapomeňte, že tón e-mailu může být trochu vřelejší a méně formální než v motivačním dopise.
- Veškeré kontaktní údaje a odkazy na sociální sítě uveďte v zápatí e-mailu (nikoli nahoře).
- Pošlete průvodní e-mail, pokud znáte personálního manažera osobně, ale buďte opatrní, protože si ho mohou přečíst i jiní lidé.
Teď, když jste úspěšně napsali průvodní e-mail, se podívejte na naše praxí ověřené motivační dopisy. Tyto profesionální šablony motivačních dopisů se přesně drží „pravidel motivačních dopisů“, které zaměstnavatelé vyhledávají.
