Motivační dopisy nemají tak striktní formátování jako životopisy, ale bylo by chybou se domnívat, že není nutné dodržet určitou strukturu. Téměř každý motivační dopis by měl obsahovat tytéž základní složky:
- Záhlaví motivačního dopisu
- Oslovení
- Úvod
- Hlavní část dopisu
- Závěr
- Podpis
Záhlaví motivačního dopisu
Na začátku motivačního dopisu by mělo být v atraktivně řešeném záhlaví (u klasických obchodních dopisů se mu říkalo hlavička) uvedeno vaše jméno, adresa, telefonní číslo a e-mail. To je důležité z několika důvodů:
- Nechcete, aby kdokoli pochyboval o tom, kdo jste nebo jak vás oslovit.
- Nechcete, aby se váš motivační dopis stal „bezejmenným“ papírem ztraceným v hromadě listin na psacím stole.
- Záhlaví je nejlepší příležitostí, jak do dopisu, který jinak tvoří jen bloky černého textu, umístit atraktivní formátovací prvky a trochu prázdné bílé plochy bez textu.
Oslovení v motivačním dopise
Svým příbuzným možná můžete napsat „Ahoj lidi“, ale u formálního obchodního dopisu musíte být zdrženlivější. Nejvhodnějším oslovením v motivačním dopise je „Vážená paní / Vážený pane XY“.
Pravidla pro psaní korespondence již desítky let rozlišují mezi formálním obchodním a neformálním osobním dopisem – ty první mají strukturovanější podobu a striktnější požadavky na styl, druhé poskytují mnohem více svobody. V éře e-mailů se mnohá pravidla zmírnila a také oslovení může být v určitých případech méně formální než dříve.
Zjistěte si, jakým stylem se společnost, ve které chcete pracovat, obrací na své zákazníky prostřednictvím svých webových stránek nebo příspěvků na sociálních sítích, a snažte se mu přizpůsobit.
Cíl oslovení v motivačním dopise: začít profesionálně a snažit se navázat přímý kontakt s personalistou, který váš dopis čte.
Vážená paní Nováková,
Úvod motivačního dopisu
Je na čase říct, co můžete nabídnout. Úvod motivačního dopisu by měl obsahovat jednu nebo dvě věty s následujícími informacemi:
- Jasně uveďte, o jakou práci se ucházíte.
- Stručně představte své zkušenosti a kvalifikaci pro tuto práci.
- Přesvědčte příjemce, že by měl pokračovat ve čtení.
Váš úvod by měl tvořit poutavý, obratně napsaný odstavec, který odvážným a sebevědomým jazykem vyjadřuje vaši touhu po novém profesním uplatnění.
Cíl úvodu motivačního dopisu: okamžitě se odlišit od ostatních uchazečů o zaměstnání tím, že uvedete své hlavní důvody pro změnu zaměstnání a potenciální výhody, jež zaměstnavateli budou plynout z toho, když vás přijme na danou pozici.
před třemi lety jsem dokončil studium marketingu na Vysoké škole báňské a hned poté jsem začal rozvíjet profesní dráhu v oblasti řízení technologických akcí, která mě vždy zajímala. Komunikační dovednosti jsem rozvíjel jako pracovník hotelové služby a díky svému nadšení pro technologie jsem se stal konzultantem na částečný úvazek v zákaznickém centru technologické společnosti.
Prostřední (hlavní) oddíl motivačního dopisu
V hlavní části dopisu musíte obvykle ve dvou až třech odstavcích uvést své hlavní argumenty. Obvykle byste zde kladli důraz na své pracovní zkušenosti v oboru, ale pokud měníte povolání, budete potřebovat kreativnější přístup. Jak vás vaše zkušenosti odjinud připravily na práci v tomto oboru? Jaké dovednosti, které jste získali v jedné oblasti, vám pomohou odvést vynikající práci při jiných činnostech?
Zde je třeba zdůraznit vaše relevantní pracovní zkušenosti, kvalifikaci a dovednosti, které jsou pro hledanou práci relevantní. Možná jste získali nový vysokoškolský titul, osvědčení nebo jinou kvalifikaci. Možná jste si uvědomili, že se vzhledem ke svým zájmům a schopnostem lépe uplatníte v jiném oboru než doposud. Možná jste vždycky chtěli být pilotem, ale pracovali jste jako mechanik, dokud jste neměli čas a peníze na dokončení pilotního výcviku.
Cíl motivačního dopisu: prostřednictvím relevantní praxe v jiném povolání představit všechny své silné stránky, které si s sebou přinášíte na danou pozici.
Pro mnohé lidi by to byla práce snů, já ale mám větší ambice. Chci nyní šířit informace o nejmodernějších technologiích. Ve světě plném technologií není nic lepšího než předvést nejnovější vychytávku někomu, kdo o existenci něčeho takového dosud neměl ani tušení.
Mé zkušenosti z cestovního ruchu a maloobchodu jsou ideálním základem pro zahájení kariéry v oblasti eventů. Moje školení týkající se zákaznického servisu hotelu Marriott mělo velký úspěch a během svého působení v tomto podniku jsem získal sedm ocenění za špičkové služby zákazníkům. Pozici v zákaznickém centru jsem si upevnil poté, co můj vedoucí přidal komentář k blogu, který jsem každý týden vydával. Naučil jsem se mluvit (a psát) o technologiích každodenním jazykem, což je pro návštěvníky mnoha akcí důležitá věc.
Interakce ve společnostech Marriott a Apple mě naučily věnovat se každému zákazníkovi, pozorně naslouchat jeho skrytým potřebám a poskytovat řešení, která předčí jeho očekávání. Lidé, kteří navštěvují akce, očekávají bezkonkurenční zážitek – často sem přišli na úkor jiných aktivit. Skvělá akce je taková, která v nich vyvolá pocit, že to stálo za to. Jako nadšenec do technologií jsem se zúčastnil více než 100 konferencí a představení produktů a viděl jsem to nejlepší i nejhorší z oboru. Vím, že svým zaměstnancům poskytujete fantastické školení, a domnívám se, že mám osobní vlastnosti potřebné k úspěchu – organizační a komunikační schopnosti spolu s nadšením pro produkt.
Závěr motivačního dopisu
Poslední odstavec vašeho dopisu by měl obsahovat jak shrnutí toho, co jste uvedli předtím, tak výzvu k akci. Mělo by to být vhodné zakončení a zároveň další krok vpřed.
Přechod do oblasti eventů je logickým dalším krokem a doufám, že budu moci svůj přínos popsat podrobněji během pohovoru.
Cíl závěru motivačního dopisu: zakončit sebevědomě hodnotnou nabídkou, kterou by personalista neměl ponechat bez povšimnutí, aniž by si s vámi detailněji pohovořil.
Rozloučení v motivačním dopise
Nic nezkazíte, když se rozloučíte jednoduchým „S pozdravem“ a pod to napíšete své jméno. Pokud nepředkládáte motivační dopis v tištěné podobě, není nutný vlastnoruční podpis.
S pozdravem
Jiří Kotalík
