Znáte svůj obor a dovednosti a znáte lidi, pro které chcete pracovat. Nyní zbývá jim napsat jednostránkový dopis. Každá cesta k práci snů začíná dobře vytvořeným životopisem a skvělým motivačním dopisem. Jenže ať jste jaderný fyzik nebo železniční dělník, může se stát, že jakmile usednete k prázdnému listu papíru a máte se pustit do tohoto zdánlivě prostého úkolu, mozek vám vypoví službu. Úkol je to skutečně prostý, ale ne vždy snadný.
Jde o to, abyste napsali opravdu přesvědčivý text – jednostránkový dopis, který bude tak neodolatelný, že jeho autorovi zajistí novou pracovní pozici. Jedná se o dopis, který může změnit váš život. Jak vytvořit tuto klíčovou část žádosti o zaměstnání nyní, v roce 2023?
Přinášíme 10 nejlepších tipů pro psaní a formátování dokonalého motivačního dopisu.
1. Vzor formátu motivačního dopisu a záhlaví
První věc, kterou je třeba udělat, je založit analýzu na skutečně kvalitním vzoru motivačního dopisu. Jak vypadá kvalitně vytvořený dopis žadatele o zaměstnání? Podívejte se:
Záhlaví dopisu v elektronické podobě, obdoba hlavičky u tradičního dopisu, je místo v horní části stránky, kde je uvedeno vaše celé jméno, adresa, telefonní číslo a e-mailová adresa. (Poštovní adresa se někdy neuvádí a v některých případech pisatelé uvádějí svoje kontaktní údaje na sociální síť LinkedIn nebo jiné platformy.) U některých řešení motivačního dopisu sem můžete vložit také název své pracovní pozice.
Hlavní účel záhlaví je zřejmý: poskytnout hlavní kontaktní údaje, aby potenciální zaměstnavatel věděl, jak se s vámi může spojit.
Také druhotný účel je však důležitý: vytvořit atraktivní grafický prvek v horní části stránky. Vše, co je pod záhlavím, tvoří již jen souvislý text v černé barvě, který je snad obsahově zajímavý, ale z hlediska vzhledu nijak atraktivní.
Záhlaví je zásadní, neboť je to jediné místo na stránce, které máte možnost graficky upravit. Můžete zvolit barvu, kreativní využití typografických prvků a další vylepšení, díky nimž bude začátek stránky vizuálně výrazný. To neznamená, že by měl být přezdobený nebo křiklavý, naopak má působit příjemně na pohled.
Podívejte se na kolekci bezplatných vzorů formátu motivačních dopisů na stránkách cvapp.cz a získejte představu o vhodných grafických řešeních záhlaví.
2. Jak zaujmout personalistu: pozdrav v motivačním dopise
Za starých časů stačilo v části motivačního dopisu určené pro pozdrav napsat „Dotčeným osobám“ nebo „Vážení“. Už dávno to ale neplatí. Hledáte-li dnes zaměstnání, musíte udělat krok navíc, který spočívá v navázání emoční vazby.
Vždy se snažte dopis adresovat konkrétní osobě. Pokud nabídka zaměstnání neuvádí jméno personalisty pověřeného náborem, zkuste hledat a v případě potřeby zjistit telefonátem, kdo rozhoduje o pracovní pozici, kterou chcete získat. (NESMÍ se ale stát, že jméno dané osoby napíšete s chybou, a s ohledem na nepřechýlená příjmení se ujistěte, zda se jedná o muže či ženu.)
Psychologové zjistili, že člověka potěší, když čte své jméno, a má v takovém případě větší tendenci se u textu zdržet a věnovat mu více pozornosti. Na dopis adresovaný konkrétní osobě také dostanete odpověď spíše než na dopis zaslaný celému oddělení. V některých případech můžete zjistit, že jméno personalisty nebylo uvedeno úmyslně; pokud je tomu tak, je na místě to respektovat a text pouze nadepsat funkcí odpovědného pracovníka nebo oslovit společně všechny členy příslušného pracovního týmu.
3. Hlavní část motivačního dopisu: jak napsat text správně.
Vaším dalším úkolem bude napsat jednostránkový dopis o maximální délce 400 slov rozdělený na odstavce. Cílem je ukázat personalistovi, proč právě vy jste ideálním uchazečem o danou pozici. Než se dostaneme k tomu, co by tyto odstavce měly uvádět, řekněme si, jak by měly vypadat.
Zásadním faktorem z hlediska toho, jak dobře se bude motivační dopis číst, jsou fonty: zatímco některým potenciálním zaměstnavatelům mohou vyhovovat fonty typu Times New Roman, moderní firmy jsou dnes zvyklé spíše na fonty jako například Arial, Verdana a Helvetica, které kladou důraz na snadné čtení a mohou být pro váš motivační dopis vhodnější. Jistě není bez významu, že písmo Calibri již nahradilo Times New Roman jako výchozí font aplikace Microsoft Word.
V motivačním dopise použijte atraktivní, dobře čitelný font, nikoli příliš okázalé nebo exotické písmo, které by samo o sobě poutalo příliš velkou pozornost. Cílem je, aby příjemce četl text a nikoli zkoumal zvolený font. Velikost písma by měla být 10 až 12 bodů – menší se obtížně čte, větší působí jako dětská říkanka.
Text zarovnejte vlevo tak, aby za každým slovem na konci řádku zůstalo volné místo. Při zarovnání do bloku stránka působí dojmem, jako by byla vyplněna kompaktními bloky černého textu, a mezi některými slovy mohou vznikat velké mezery.
4. Tipy pro odstavce a řádkování v motivačním dopise.
První nepsané pravidlo zní: odstavce mají být krátké a mají je oddělovat mezery, nepoužívá se odsazení prvního řádku. Dříve bylo u obchodních dopisů přijatelné dělat odstavce bez mezer, pokud jste vždy odsadili první řádek.
Dnes naopak platí, že nejedná-li se o knižní sazbu, nedělá se odsazení prvního řádku a mezi odstavci jsou mezery. Odstavce by měly být poměrně krátké a rozsahem by se od sebe neměly příliš lišit. Představte si, že obdržíte jednostránkový dopis obsahující 400 slov v jediném odstavci. Četl by se vám dobře? Oko si potřebuje odpočinout, a totéž platí o mozku. To je nakonec i důvod, proč existují odstavce.
5. Okraje motivačního dopisu
Pojďme přímo k věci: nahoře, dole, vpravo i vlevo použijte okraje o velikosti 2,5 cm.
Grafici říkají, že jak tištěný, tak elektronický dokument musí obsahovat bílou plochu. Každé grafické dílo, ilustrace nebo výtvarný prvek musí obsahovat určité množství negativní plochy, která je zcela prázdná.
Grafici vám také poradí, abyste se vyhnuli prázdným plochám ohraničeným textem uprostřed stránky. Prázdnou bílou plochu je nutné „vytlačit k okrajům“, tedy vytvořit jakýsi neviditelný rám, který dá vyniknout ústřednímu motivu.
A v tom spočívá podstata okrajů – je to bílý rám, který ohraničuje a zvýrazňuje obsah.
6. Napište úvod motivačního dopisu, kterému nelze odolat
V úvodním odstavci motivačního dopisu musíte předat úvodní sdělení, které rozhodne o vašem úspěchu. Musíte nalézt způsob, jak se zde představit, vymezit pracovní pozici, o kterou se ucházíte, a předeslat, proč se právě vy na tuto práci hodíte nejlépe. Již v úvodu musíte navodit správný tón celého dopisu – přátelský, nadšený, sebejistý a kompetentní, avšak nikdy arogantní nebo domýšlivý. Úvodem musíte upoutat pozornost příjemce, avšak ze správných důvodů.
Začátek dopisu by měl vyvolat dobrý první dojem a poskytnout příjemci důvod, aby pokračoval ve čtení.
7. V hlavní části motivačního dopisu prosaďte svoji věc.
Musíte zde přesvědčivě obhájit, že jste tím správným uchazečem o danou pracovní pozici. Může být nutné se trochu pochválit, což je zde ale v pořádku, protože nikdo jiný než vy vás jako uchazeče propagovat nebude.
Hovořte o svých pracovních zkušenostech a uveďte konkrétně, čeho jste v minulých zaměstnáních dosáhli. Pokud je to možné, použijte fakta a údaje (čísla, peněžní částky, údaje v procentech), jimiž kvantifikujete své úspěchy a předchozí kariéru. Uveďte také to, co jste nemohli uvést v životopise – skutečný příběh o tom, s jakým problémem jste se setkali a jak jste jej vyřešili.
Často se v této souvislosti objevuje dotaz, zda jsou pro motivační dopis přijatelné odrážky. Stručná odpověď zní „ano“. Máme-li odpovědět obšírněji, používejte je střídmě a zamyslete se nad tím, jestli prospívají vnějšímu vzhledu a plynulému čtení vašeho motivačního dopisu. Není ve vašem zájmu, aby se z motivačního dopisu stal druhý životopis. To by popřelo jeho účel.
Hlavní část dopisu může uvádět také vaše vzdělání, získaná osvědčení a relevantní dovednosti. Můžete se zmínit o svých ambicích do budoucna, zejména pokud se týkají pozice, o kterou se ucházíte. Pečlivě si prostudujte popis nabízené pracovní pozice a ukažte, že vyhovujete požadavkům na dané místo. Mějte však na paměti, že ačkoli byste měli text dopisu přizpůsobit jazyku a stylu pracovní nabídky, musíte se držet pravdy. Očekává se, že své úspěchy a dovednosti popíšete podrobněji během pracovního pohovoru.
Důležitý je také tón textu. Pokud jde o sladění jazyka, hodnot a formálnosti, je třeba se podívat na sociální účty potenciálního zaměstnavatele, najít si internetové stránky společnosti a případně si přečíst nebo zhlédnout rozhovor s generálním ředitelem nebo členem vedení.
8. Motivační dopis – závěr a rozloučení
Závěrečný odstavec motivačního dopisu může obsahovat shrnutí, poděkování a cokoli důležitého, co jste dosud nesdělili. Měl by také být zakončen vhodnou závěrečnou frází jako například „S pozdravem“.
Kromě toho by měl vyzývat k akci, tedy sdělovat, že se rádi dostavíte na pohovor nebo uvítáte, když se s vámi spojí telefonicky. Můžete také sdělit, že jste kdykoli k zastižení s použitím kontaktních údajů uvedených v záhlaví (podle některých zdrojů byste své telefonní číslo a e-mailovou adresu měli v tomto závěrečném odstavci zopakovat).
Dejte v závěru jasně najevo, že o místo máte vážný zájem a skutečně stojíte o další komunikaci.
Nezapomeňte si po sobě dopis pečlivě přečíst; ještě lepší je najít si vhodnou osobu, která vám jej zreviduje. Překlepy a jazykové chyby patří k nejčastějším důvodům pro zamítnutí motivačního dopisu nebo životopisu.
9. Délka motivačního dopisu: kolik má mít stránek?
Zlaté pravidlo zní: držte se jednostránkového motivačního dopisu a nesnažte se při tom „šidit“. Můžete to brát tak, že jde o nepřekročitelné pravidlo a délka motivačního dopisu nesmí překročit jednu stránku. Každý, kdo někdy motivační dopis psal, vám nejspíš potvrdí, že první koncept je obvykle příliš dlouhý.
Můžete si pohrávat s myšlenkou, že snížíte velikost písma, zmenšíte okraje nebo dokonce použijete úspornější řádkování. Měli byste však odolat pokušení kompenzovat svoji výřečnost formátovacími zásahy. Než se pustíte do kroků, jimiž dopis zhustíte a učiníte obtížněji čitelným, snažte se nejprve zredukovat text.
10. Použijte profesionálně vytvořenou šablonu motivačního dopisu.
Existuje jednoduchý způsob, jak se vyhnout nástrahám formátování motivačního dopisu – použít profesionálně vytvořenou šablonu.
Šablona motivačního dopisu je předem vytvořený dokument, který již obsahuje poutavé záhlaví, vhodné typografické prvky a optimální podíl bílé plochy. Stačí jen nahradit vzorový text vlastními údaji a dopis je hotov.
Více informací získáte, když si přečtete návod služby cvapp.cz „Jak napsat motivační dopis“. Poté si prohlédněte naše bezplatné vzory motivačních dopisů, vyberte si šablonu, která se vám bude líbit, a pusťte se do úprav, abyste ji přizpůsobili svým potřebám. Položíte tak základy svého úspěchu v roce 2023. Začněte psát motivační dopis hned teď!
