Nejlepší formát motivačního dopisu
Víte-li, že budete muset napsat motivační dopis, měli byste také vědět, že i když na první pohled působí nestrukturovaně, vždy musí obsahovat určité části.
Motivační dopis by měl být sestaven tak, aby obsahoval následující složky:
- Záhlaví motivačního dopisu
- Oslovení (pozdrav)
- Úvod motivačního dopisu
- Prostřední (hlavní) část motivačního dopisu
- Závěrečný odstavec motivačního dopisu (závěr a výzva k akci)
Pokud s kariérou teprve začínáte, můžete své dovednosti doložit dobrými studijními výsledky, dobrovolnickou činností nebo mimoškolními aktivitami. V dopise byste se měli zaměřit spíše na to, proč jste si vybrali danou profesi, jaké jsou vaše cíle pro první zaměstnání a jaké jste již prokázali mezilidské a obecně profesní dovednosti.
Náš vzor vám poskytne návod, jak napsat vlastní motivační dopis:
Vážený pane Nováku,
zkušenost s řízením týmů během provádění změn mě naučila, že pokud stojí na prvním místě lidé, vše ostatní se zvládne. Ve společnosti Labsworth jsem vedla tým během bouřlivých 18 měsíců, kdy docházelo ke snižování počtu zaměstnanců, zatímco ve společnosti Pine Inc. jsem zažila úplně jiné období charakterizované setrvalým růstem. Ať je společnost nahoře nebo dole, vždy se lze poučit.
Po dokončení studia MBA v loňském roce jsem si uvědomila, že chci pracovat v managementu mezinárodní společnosti. Ačkoli hovořím velmi dobře španělsky, nikdy jsem neměla možnost tento jazyk využít v profesním životě a myslím si, že mi vaše expanze do jihozápadní Evropy umožní uplatnit mé dovednosti v oblasti řízení změn v kulturním prostředí, které je mi velmi blízké.
V začínajícím podniku je důležité zaměstnávat lidi s provozními i obchodními znalostmi. Sjednala jsem smlouvy v hodnotě 19,5 milionu korun, zvýšila efektivitu dodávek o 12 %, reorganizovala skladové toky v oblasti balení zboží, dohlížela na spory mezi zaměstnanci a zvýšila ziskovost na špičkovou úroveň v oboru. V posledním roce svého působení ve společnosti PineMed jsem vedla tři iniciativy, které vedly ke zvýšení čistého zisku z 5,2 % na 6,1 %. Když uplatníte komplexní přístup, vzrostou vám zisky.
Domnívám se, že dávám svým týmům volnost a mohou si samy určovat směr svého vývoje. Mám zkušenosti ze spolupráce s personálním oddělením při navrhování vzdělávacích modulů, což je v začínajícím podniku obzvlášť užitečné. Baví mě kreativita a nutnost přicházet na to, jak z různorodého týmu specialistů vytěžit maximum. 60 % lidí v mém bývalém týmu bylo v posledních pěti letech povýšeno.
Mám mimořádný zájem dozvědět se víc o Vašich plánech na mezinárodní expanzi a doufám, že mám dobré předpoklady k tomu, abych Vám byla užitečná.
S pozdravem Hana Bínová
Záhlaví motivačního dopisu
Záhlaví motivačního dopisu má dvě funkce: uvádí vaše kontaktní údaje a dodává tomuto jinak černobílému dokumentu grafickou svébytnost.
Výrazně a čitelně uveďte své jméno, telefonní číslo a e-mailovou adresu a nezapomeňte svoji e-mailovou schránku pravidelně kontrolovat. Určitě nechcete čekat příliš dlouho nebo dokonce propást příležitost, kdy vás personalista osloví, aby se s vámi domluvil na pohovoru nebo vám položil několik doplňujících otázek.
Oslovení v motivačním dopise
Jedná se jen o pár slov, ale i ta se počítají. Oslovení v motivačním dopise udává tón zbytku dokumentu, ale také vám poskytuje příležitost začít náležitým způsobem a výslovně uvést jméno osoby, na kterou se obracíte.
Dejte si tu práci a zjistěte, kdo bude váš dopis číst. Některé nabídky práce uvádějí jméno osoby, které byste měli svou žádost adresovat. Pokud tomu tak není, můžete tyto informace často najít na webových stránkách společnosti v sekci „O nás“, „Vedení“, „Adresář zaměstnanců“ nebo v podobné kategorii. Dalším užitečným zdrojem je LinkedIn, zejména pokud jste propojeni s někým, kdo v cílové společnosti pracuje. V takovém případě můžete danému člověku dát touto cestou vědět, že se ucházíte o zaměstnání, a zjistit, zda má nějaké informace, které je ochoten sdílet.
Úvod motivačního dopisu
Vydali jste se správnou cestou, máte jméno toho pravého člověka, nyní je vaším úkolem vzbudit jeho nebo její zájem pomocí poutavého úvodu motivačního dopisu. Tento odstavec je mnohem více než jen představení vaší kariéry: je to způsob, jak upoutat pozornost a přimět příjemce, aby se chtěl dozvědět víc.
Hned na začátku je třeba nasadit profesionální tón. Podle toho, jaká je vaše profese, může být vhodné vystupovat precizně a seriózně, nebo naopak trochu hravě a kreativně. Emotivní a nadšený tón je vhodný například pro učitele na základní škole, ale ne pro úvěrového úředníka v bance. Klíčem k tomu, jaký tón zvolit, je také společnost, na kterou se obracíte. Je to startup se stolním fotbálkem v konferenční místnosti, nebo společnost z žebříčku Fortune 500, jejíž manažeři nosí drahé obleky?
Níže najdete oslovení a úvod z našeho vzorového motivačního dopisu.
zkušenost s řízením týmů během provádění změn mě naučila, že pokud stojí na prvním místě lidé, vše ostatní se zvládne. Ve společnosti Labsworth jsem vedla tým během bouřlivých 18 měsíců, kdy docházelo ke snižování počtu zaměstnanců, zatímco ve společnosti Pine Inc. jsem zažila úplně jiné období charakterizované setrvalým růstem. Ať je společnost nahoře nebo dole, vždy se lze poučit.
Prostřední (hlavní) část motivačního dopisu
Dostali jste se k jádru svého motivačního dopisu. V prostřední nebo též hlavní části navážete na sdělení, které jste předložili v úvodu. Příjemce si možná pomyslí: „Takže vynikající softwarový inženýr. To by mohl říct každý. Jak poznám, že je to skutečně pravda?“ Je na vás, abyste jej přesvědčili.
Jak to uděláte? Vyberete si svůj největší úspěch – ten, díky němuž vašemu zaměstnavateli vzrostl zisk nebo takový, který vám přinesl zvláštní ocenění či vyvolal slzy radosti u vašich rodičů – a podrobně ho popíšete. Vysvětlete situaci, ve které jste se ocitli, kroky, které jste podnikli (s náležitým uznáním ostatních členů týmu), a své vynikající výsledky. Nezapomeňte popsat své měkké i tvrdé dovednosti, které jste na cestě k tomuto úspěchu uplatnili.
Podívejte se na prostřední část našeho vzorového motivačního dopisu.
Po dokončení studia MBA v loňském roce jsem si uvědomila, že chci pracovat v managementu mezinárodní společnosti. Ačkoli hovořím velmi dobře španělsky, nikdy jsem neměla možnost tento jazyk využít v profesním životě a myslím si, že mi vaše expanze do jihozápadní Evropy umožní uplatnit mé dovednosti v oblasti řízení změn v kulturním prostředí, které je mi velmi blízké.
V začínajícím podniku je důležité zaměstnávat lidi s provozními i obchodními znalostmi. Sjednala jsem smlouvy v hodnotě 19,5 milionu korun, zvýšila efektivitu dodávek o 12 %, reorganizovala skladové toky v oblasti balení zboží, dohlížela na spory mezi zaměstnanci a zvýšila ziskovost na špičkovou úroveň v oboru. V posledním roce svého působení ve společnosti PineMed jsem vedla tři iniciativy, které vedly ke zvýšení čistého zisku z 5,2 % na 6,1 %. Když uplatníte komplexní přístup, vzrostou vám zisky.
Domnívám se, že dávám svým týmům volnost a mohou si samy určovat směr svého vývoje. Mám zkušenosti ze spolupráce s personálním oddělením při navrhování vzdělávacích modulů, což je v začínajícím podniku obzvlášť užitečné. Baví mě kreativita a nutnost přicházet na to, jak z různorodého týmu specialistů vytěžit maximum. 60 % lidí v mém bývalém týmu bylo v posledních pěti letech povýšeno.
Jak ukončit motivační dopis (závěr a rozloučení)
Úvod je víc než pouhé „Dobrý den, jmenuji se XY“ a závěr je víc než „Děkuji za váš čas“. Připomeňte personalistovi své klíčové poselství, aniž by znělo příliš sebevědomě nebo horlivě, ale pak přidejte něco, co v něm vyvolá chuť dozvědět se víc.
Tím nechceme říct, že byste měli vynechat jakýkoli klíčový kariérní úspěch. Snížilo by to šanci, že budete přizvání k pohovoru. Nabídněte tedy příběh o složité situaci, kterou jste zvládli, nebo proč jste díky svému nadšení pro kinematografii lepší realitní makléř (i to je možné) – cokoli, co souvisí s danou pozicí a o čem si myslíte, že personalistu zaujme a přiměje k tomu, aby se chtěl na pohovoru dozvědět víc. Chcete se s ním setkat a promluvit si o nabízené pozici.
Následuje závěr našeho vzorového motivačního dopisu.
Mám mimořádný zájem dozvědět se víc o Vašich plánech na mezinárodní expanzi a doufám, že mám dobré předpoklady k tomu, abych Vám byla užitečná.
