Průvodce dopisem pro projektového manažera.
Aby byl projekt kvalitní, musí být dobře zorganizovaný, a totéž platí pro motivační dopis projektového manažera. Váš motivační dopis by měl být stručný a zároveň by měl obsahovat všechny součásti nezbytné k tomu, aby udělal skvělý první dojem a zprostředkoval vaše nejpřesvědčivější zkušenosti.
Zde jsou hlavní složky motivačního dopisu:
- Záhlaví motivačního dopisu
- Oslovení
- Úvod
- Hlavní část dopisu
- Závěr
- Podpis
Tato struktura motivačního dopisu zůstává v podstatě stejná u různých pracovních pozic a oborů, takže se jí budete moci držet bez ohledu na to, kam vás vaše kariéra povede. Další tipy pro psaní jednotlivých částí naleznete v našem obecném průvodci pro psaní motivačních dopisů.
Použijte tento vzor motivačního dopisu projektového manažera jako vodítko při psaní vašeho vlastního dopisu.
Vážená paní Hurníková,
jako projektový manažer sleduji dva cíle – aby se plně využil potenciál každého projektu a aby zároveň všichni zúčastnění měli dostatek kapacity na svoji každodenní práci.
Když jsem před pěti lety nastoupil do společnosti LVL, jednalo se o tým 90 lidí a společnost, která rostla o 35 % ročně, aniž by měla jakýkoli projektový management. Protože jsem dříve pracoval jako projektový manažer v maloobchodě, zavedl jsem procesy a postupy, které mé kolegy vedly ke změnám při zachování efektivity, finanční disciplíny a dobré organizace.
Řídil jsem strategii dodavatelského řetězce u pěti projektů zaměřených na získávání zdrojů ve východní Evropě, otevřel cross-dockingový sklad s plochou 1000 metrů čtverečních, dohlížel na výměnu poskytovatelů logistiky a prováděl kompletní posouzení našich systémů a procesů z hlediska používaných technologií. Výsledkem byl projekt v hodnotě 42 milionů Kč, v jehož rámci jsme kompletně změnili systém zajišťování informačních technologií.
Moje projekty v LVL přinesly úspory ve výši 25 milionů Kč ročně, vedly ke zkrácení doby přepravy ze závodu do logistického centra o 10 %, ke zefektivnění celního odbavení a ke konsolidaci poskytovatelů dopravních služeb ze 125 na 72 (a také k poklesu o 28 % u odchylek). Vždy jsem se snažil vidět projekty z více úhlů pohledu a za náš projekt alternativních forem přepravy jsem od společnosti DLN Freight získal ocenění „partner roku“.
Při své práci využívám znalosti ze svého studia ekonomie a navazujících online kurzů projektového managementu: osvědčení PM Certificate, Lean a Prince2, absolvoval jsem také více než deset dalších specializovaných kurzů. Snažím se o neustálé sebezdokonalování a jsem přesvědčen, že mám-li dostat to nejlepší z projektových týmů, které řídím, musím vždy myslet moderně.
Jsem si vědom, že ve své organizaci zatím funkci projektového manažera nevyužíváte, velmi rád bych se proto podělil o své zkušenosti s nastartovánm projektového managementu u mého předchozího zaměstnavatele, společnosti LVL.
S pozdravem
Robert Veselý
Záhlaví motivačního dopisu
Záhlaví vašeho motivačního dopisu je pravděpodobně prvním prvkem stránky, kterého si personalista všimne. Jedná se o místo v horní části stránky, které by mělo uvádět nezbytné osobní údaje, jako je vaše jméno a kontaktní údaje. Pokud jsou pro nabízenou pozici projektového manažera relevantní sociální sítě, jako je LinkedIn, uveďte je zde také. Nechte se inspirovat našimi vzory motivačních dopisů.
Druhým cílem záhlaví vašeho motivačního dopisu je vytvořit atraktivní formátování. Dosáhnete toho výběrem barev a formátovacích prvků, které navodí patřičný tón a vzhled slučitelný se značkou vašeho potenciálního zaměstnavatele. Vzpomínáte si na tip, jak přizpůsobit svůj motivační dopis? Stejně tak je žádoucí přizpůsobit i formátování. Výrazně vám to mohou usnadnit šablony motivačních dopisů.
Oslovení v motivačním dopise
Oslovením v motivačním dopise vytváříte osobní vazbu se zaměstnavatelem a navozujete přátelský a zdvořilý tón pro zbývající část motivačního dopisu. Pokud je to možné, měli byste se snažit oslovit příjemce motivačního dopisu jménem.
V případě formálních pozic, kdy jste s personalistou neměli žádné předchozí vztahy, obvykle dobře funguje oslovení „Vážená paní/pane“ následované příjmením. Pokud jste již s personalistou v kontaktu nebo dopis posíláte v těle e-mailu, stačí napsat jen „Dobrý den“. V případě pochybností zvolte formálnější přístup, abyste se personalisty nedotkli.
Cíl tohoto oddílu: v oslovení navodit pozitivní a zdvořilý tón tím, že se na příjemce motivačního dopisu obracíme jménem.
Vážená paní Hurníková,
jako projektový manažer sleduji dva cíle – aby se plně využil potenciál každého projektu a aby zároveň všichni zúčastnění měli dostatek kapacity na svoji každodenní práci. Když jsem před pěti lety nastoupil do společnosti LVL, jednalo se o tým 90 lidí a společnost, která rostla o 35 % ročně, aniž by měla jakýkoli projektový management. Protože jsem dříve pracoval jako projektový manažer v maloobchodě, zavedl jsem procesy a postupy, které mé kolegy vedly ke změnám při zachování efektivity, finanční disciplíny a dobré organizace.
Úvod motivačního dopisu
Úvod motivačního dopisu je místem, kde se snažíte upoutat pozornost personalisty a ukázat mu, že váš motivační dopis stojí za přečtení. Nejlepší způsob, jak toho dosáhnout, je uvést relevantní příklad, statistický údaj nebo skutečnost svědčící o tom, že znáte danou společnost a její potřeby. Vzhledem k tomu, že personalista může hodnotit uchazeče o více pozic v rámci jednoho projektu, je dobré uvést, na které pozice se hlásíte. Důležité je snažit se o to, aby byl úvod zajímavý a stručný.
V úvodu našeho vzoru motivačního dopisu přecházíme rovnou k věci a uvádíme filozofii projektového řízení:
Když jsem před pěti lety nastoupil do společnosti LVL, jednalo se o tým 90 lidí a společnost, která rostla o 35 % ročně, aniž by měla jakýkoli projektový management. Protože jsem dříve pracoval jako projektový manažer v maloobchodě, zavedl jsem procesy a postupy, které mé kolegy vedly ke změnám při zachování efektivity, finanční disciplíny a dobré organizace.
Řídil jsem strategii dodavatelského řetězce u pěti projektů zaměřených na získávání zdrojů ve východní Evropě, otevřel cross-dockingový sklad s plochou 1000 metrů čtverečních, dohlížel na výměnu poskytovatelů logistiky a prováděl kompletní posouzení našich systémů a procesů z hlediska používaných technologií. Výsledkem byl projekt v hodnotě 42 milionů Kč, v jehož rámci jsme kompletně změnili systém zajišťování informačních technologií.
Moje projekty v LVL přinesly úspory ve výši 25 milionů Kč ročně, vedly ke zkrácení doby přepravy ze závodu do logistického centra o 10 %, ke zefektivnění celního odbavení a ke konsolidaci poskytovatelů dopravních služeb ze 125 na 72 (a také k poklesu o 28 % u odchylek). Vždy jsem se snažil vidět projekty z více úhlů pohledu a za náš projekt alternativních forem přepravy jsem od společnosti DLN Freight získal ocenění „partner roku“.
Cíl tohoto oddílu: upoutat pozornost personalisty zajímavou informací o sobě, relevantním faktem nebo důležitou dovedností.
Prostřední část motivačního dopisu
Hlavní část motivačního dopisu je část, kde se konečně můžete věnovat všem jedinečným vlastnostem a vizím, které z vás dělají ideálního uchazeče, a také základním dovednostem, které vás odlišují od ostatních. Protože se jedná o nejrozsáhlejší oddíl, můžete si práci usnadnit rozdělením na dvě dílčí části.
V první použijte metodu, která umožňuje popsat situaci, úkol, akci a její pozitivní výsledek (STAR – Situation, Task, Action, Result). Měli byste vybrat příklady, které jsou pro danou pozici projektového manažera nejrelevantnější.
Ve druhém pododdíle můžete uvést konkrétní tvrdé dovednosti, pokud jsou nedílnou součástí práce nebo vaší představy o projektech, které byste mohli vést.
Jsem si vědom, že ve své organizaci zatím funkci projektového manažera nevyužíváte, velmi rád bych se proto podělil o své zkušenosti s nastartovánm projektového managementu u mého předchozího zaměstnavatele, společnosti LVL.
S pozdravem
Robert Veselý
Cíl tohoto oddílu: použít metodu STAR a nabídnout relevantní příklady svých manažerských dovedností, zdvořile představit svůj možný přínos pro danou pozici.
Jak zakončit motivační dopis projektového manažera
Závěr motivačního dopisu by měl být natolik silný, že personalista bude chtít získat další informace. Toho můžete účinně dosáhnout pomocí výzvy k akci. Jedná se o větu, která vyjadřuje váš zájem o danou pozici a vyzývá personalistu, aby se s vámi spojil. Můžete zde také znovu uvést svůj e-mail nebo telefonní číslo.
Cíl tohoto oddílu: vybídnout personalistu, aby se s vámi spojil, a zakončit dopis zdvořilým rozloučením.
