Co je prezentační dopis?
Hledáte-li novou práci, měli byste pro dosažení svého cíle využít různé prostředky, k nimž patří procházení portálů pro uchazeče o zaměstnání a oslovení pracovních agentur i přímých kontaktů. Přímým kontaktem se rozumí, že najdete relevantní kontaktní osobu z určité společnosti a sami ji oslovíte, abyste se představili a případně si otevřeli cestu k nové příležitosti.
Můžete například vyhledat manažera nebo ředitele společnosti, v níž chcete pracovat. Hledáte-li nové obchodní příležitosti, je přímý kontakt zásadní, neboť vám může pomoci navázat styk s klíčovými lidmi. Můžete se také chtít představit lidem, s nimiž byste rádi v budoucnu spolupracovali. Také v tomto případě lze uvedeného cíle dosáhnout prostřednictvím prezentačního dopisu.
Prezentační dopis můžete využít také k tomu, abyste propojili dva jiné lidi. Jako příklad lze uvést situaci, kdy svému známému poskytnete pracovní kontakt nebo představíte potenciálního zaměstnance.
Důvody, proč napsat prezentační dopis
Prezentační dopis může posloužit v mnoha různých situacích. Nadřízený nového pracovníka může poslat prezentační dopis proto, aby o jeho příchodu do podniku všechny informoval a požádal je o vytvoření příznivých podmínek pro jeho zapojení do týmu. V případě, že jste novým zaměstnancem vy, můžete prezentační dopis rozeslat proto, abyste se představili klientům nebo zákazníkům a sdělili jim, jakou úlohu ve firmě zastáváte. Prezentační dopis se často zasílá potenciálním novým klientům s cílem získat nové kontakty nebo obchodní příležitosti. V jiných případech mohou posílat prezentační dopis uchazeči ve snaze získat nové kontakty a pokud možno i nové zaměstnání.
Sepsání prezentačního dopisu
Existuje sice řada různých důvodů, proč sepsat prezentační dopis, vy však při jeho psaní můžete použít jednu a tutéž standardní strukturu:
Oslovení
Je dobré začít přátelsky laděným úvodním oslovením, zvlášť pokud se obracíte na člověka, s nímž jste dosud nebyli v kontaktu.
Zde je vzor oslovení kontaktní osoby z LinkedInu, s níž jste do dnešního dne nijak nekomunikovali.
Dobrý den, Martine, děkuji, že jste si mě přidal do kontaktů. Doufám, že se máte dobře.
Případně, pokud máte lidem v zaměstnání představit nového člena týmu, můžete začít takto:
Vážení kolegové, zdravím Vás a doufám, že jste si užili víkend.
Oslovení je třeba zvolit s ohledem na vztah, jaký s příjemcem máte. Vždy je však na místě příjemce pozdravit, neboť tím prezentačnímu dopisu dáte pozitivní a přátelský tón
Účel dopisu
Dalším krokem prezentačního dopisu je uvedení jeho účelu. Proč jej píšete? Všichni mají spoustu práce a vy byste měli co nejdříve přejít k věci.
Zde je vzor, který ukazuje, jak se můžete představit potenciálnímu klientovi či zaměstnavateli.
V současnosti působím jako projektový manažer ve společnosti CGB v Praze a obracím se na Vás, neboť budu příští týden v Bratislavě, a pokud by se Vám to hodilo, rád bych se u Vás na chvíli zastavil.
Představujete-li nového člena týmu, můžete napsat:
Chtěl bych Vám ve stručnosti sdělit, že do našeho týmu dnes přibyla Natálie Resslová, která bude pracovat ve finančním oddělení jako asistentka účetní.
Relevantnost kontaktu
Informovali jste již příjemce, proč se na něj obracíte, dalším krokem je vysvětlit, proč je právě tento kontakt relevantní. Příjemce zná důvod, proč se na něj obracíte, nyní mu však musíte vysvětlit, proč jste se rozhodli obrátit se právě na něj.
Například:
Vzhledem k tomu, že CGB bude v chystané kampani nazvané NextUs spolupracovat se společností SpotUp, dospěla jsem k názoru, že by bylo užitečné setkat se osobně a projednat další vývoj projektu.
Poskytněte příjemci informace o tom, proč jej kontaktujete. V této fázi není nutné zabíhat do zbytečných podrobností; buďte struční a věcní.
Výsledek
Jaký výsledek od prezentačního dopisu očekáváte? Jinými slovy, co chcete, aby příjemce udělal?
Pokud představujete nového člena týmu, můžete například napsat:
Pokud se tento týden setkáte s Natálií, uvítejte ji prosím a přispějte k tomu, aby se v naší kanceláři cítila jako doma.
Pokud představujete sami sebe, měli byste příjemci sdělit, jaké informace očekáváte v jeho odpovědi a jak se s vámi může spojit.
Dejte mi prosím vědět, jestli vám vyhovuje středa, případně čtvrtek, nebo mi kdykoli pošlete e-mail na adresu iva.smidova@jstb.cz.
Prezentační dopis musí být zdvořilý a profesionální a měli byste v něm objasnit, kdo jste, proč příjemce kontaktujete a jaká jsou vaše očekávání.
