Jak napsat životopis vedoucího administrativy
Prvním krokem k napsání skvělého životopisu vedoucího administrativy je vědět, jaké by měl obsahovat části. Základními součástmi vašeho životopisu jsou:
- Záhlaví životopisu
- Souhrn životopisu (neboli profil či představení uchazeče)
- Oddíl věnovaný dosavadní kariéře
- Oddíl věnovaný dovednostem
- Oddíl vzdělání
Životopis vedoucího administrativy by měl vyzdvihovat schopnost uchazeče poskytovat optimální podporu ostatním pracovníkům a vykonávat administrativní činnost v kanceláři. Životopis by měl svědčit o administrativních dovednostech uchazeče, o jeho komunikačních schopnostech a vysoké motivaci. Vedoucí administrativy se musí umět přizpůsobit rychlému pracovnímu tempu, efektivně zvládat více úkolů najednou a určovat priority. Ideální uchazeč má schopnosti, s nimiž lze poskytovat vynikající administrativní a provozní servis v prostředí kanceláře firmy.
Optimalizujte pro ATS
Pokud se ucházíte o zaměstnání ve středně velkých nebo velkých společnostech, personalista patrně nebude první, kdo váš motivační dopis bude posuzovat. ATS neboli elektronické systémy pro podporu náborového procesu jsou algoritmy obsažené ve většině současných online portálů pro uchazeče o zaměstnání. Tyto programy prohledávají váš životopis a pátrají po klíčových slovech, aby vás na jejich základě ohodnotily ve vztahu k ostatním uchazečům. Personalista pak obdrží pouze životopisy s nejvyšším hodnocením.
Výběr nejvhodnějšího formátu životopisu vedoucího administrativy
Vedoucí administrativy, který má zkušenosti z administrativy nebo příbuzných oborů, by měl zvolit obrácený chronologický formát životopisu. Tato struktura obsahuje důležitou část týkající se dosavadní kariéry, kde máte možnost popsat své relevantní dovednosti. Jedná se o formát, který personalisté očekávají a ATS jej nejsnáze přečte.
Druhou nejlepší možností z hlediska vedoucího administrativy je hybridní formát životopisu. Tato struktura začíná oddílem „Dovednosti“ nebo „Zkušenosti“, po kterém následuje kratší
Zdůrazněte zde své nejdůležitější úspěchy a vlastnosti. Nezapomeňte použít co nejvíce silných akčních slov a informací relevantních z hlediska dané pozice. Vedoucí administrativy je zásadní osobou z hlediska úspěšného provozu kanceláře. Velmi důležité je zdůraznit zde vaše klíčové vlastnosti, které dokazují vaši odbornost a dosažené úspěchy. Podívejte se pro inspiraci na vzor souhrnu, který uvádíme níže v textu.
Zkušená a motivovaná vedoucí administrativy s více než desetiletou praxí v oboru a zkušenostmi z řízení administrativy ve vzdělávacích zařízeních. Vynikající komunikační schopnosti, multitasking a efektivní komunikace se spolupracovníky. Prokazatelné zkušenosti s úspěšným řízením administrativních činností a poskytováním součinnosti pedagogickým pracovníkům při plnění jejich úkolů.
Vzor dosavadní kariéry
V oddíle věnovaném dosavadní kariéře můžete uvést své předchozí zkušenosti a dosažené výsledky. Vyjmenujte všechny pozice, které mají něco společného s pozicí vedoucího administrativy, za posledních 10 let (nebo méně podle toho, jak dlouhou máte praxi), počínaje tou nejnovější. Používejte silná akční slova a uvádějte úspěchy ze své pracovní kariéry, ze kterých bude zřejmé, že jste vynikajícím uchazečem. Dosažené úspěchy můžete konkretizovat s pomocí čísel a statistických údajů. Zde je oddíl dosavadní kariéry z našeho vzoru životopisu vedoucího administrativy:
Vedoucí administrativy , Střední průmyslová škola
Srp 2015 - Zář 2019
- Zajišťování přátelského a vstřícného kontaktního místa v kanceláři školy.
- Směrování návštěvníků do příslušných kanceláří a budov školy.
- Vyřizování telefonických hovorů a předávání důležitých vzkazů zaměstnancům školy a studentům.
- Plánování školních akcí a vytváření a vedení školního kalendáře.
- Zpracování platové agendy a distribuce platů zaměstnancům.
- Udržování inventáře a objednávání zásob podle potřeby.
- Pomoc zaměstnancům školy a rodičům studentů podle jejich potřeb.
Vedoucí administrativy, PMV
Lis 2011 - čvn 2015
- Zajišťování řady administrativních funkcí včetně vyřizování telefonátů, přijímání a předávání zpráv, psaní ooznámek, pořizování kopií, odesílání dokumentů a přijímání návštěvníků.
- Vedení kalendářů a systémů evidence.
- Vyřizování úřední korespondence a správa příchozí a odchozí pošty.
- Správa kancelářských prostorů a vybavení.
- Správa pracovních záznamů zaměstnanců kanceláře.
Recepční, BetaDates
Srp 2009 - říj 2011
- Přijímání a vyprovázení návštěvníků, řešení všech dotazů a požadavků.
- Zpracování plateb a evidence veškerých finančních transakcí a dokladů.
- Editace a korektury reklamních textů a jejich předávání do místních tiskovin.
- Pořizování kopií, odesílání dokumentů a poskytování optimální administrativní podpory zaměstnancům.
Vzor oddílu CV určeného pro dovednosti
V části životopisu věnované dovednostem můžete ukázat, že disponujete v optimálním poměru dovednostmi v důležité oblasti komunikace s lidmi a odbornými dovednostmi, díky nimž můžete efektivně vykonávat svoji práci. Tyto tvrdé a měkké dovednosti by měly vycházet přímo z popisu pracovní pozice, aby vám pomohly projít softwarem pro analýzu životopisů neboli ATS. Měli byste také dbát na to, aby tato část spolu s ostatními oddíly životopisu tvořila ucelený obraz. Personalista, který hledá vedoucího administrativy, potřebuje člověka s vynikajícími schopnostmi v oblasti řízení projektů a souběžného zvládání více úkolů neboli multitaskingu. Nezapomeňte uvést dovednosti specifické pro danou práci. Podívejte se na vzor oddílu dovedností z našeho vzorového motivačního dopisu vedoucího administrativy:
- Pokročilé administrativní dovednosti
- Vynikající organizační schopnosti
- Znalost účetních postupů
- Zvládání multitaskingu
- Prioritizace úkolů
Vzor vzdělání v životopise vedoucího administrativy
V části životopisu věnované vzdělání uveďte všechny dosud získané tituly a osvědčení. Ačkoli se od vedoucích administrativy nevyžaduje konkrétní formální vzdělání, získaný titul nebo probíhající studium může zaměstnavateli poskytnout o vašem vzdělání lepší představu. Měli byste uvést také veškerá případná ocenění nebo vyznamenání. Máte-li vyšší než bakalářské vzdělání, nemusíte uvádět střední školu. Podívejte se na vzor životopisu níže:
