Pokud pracujete v administrativě, je multitasking na denním pořádku, ale proč se zbytečně zatěžovat další náloží práce. Když začínáte hledat práci, potřebujete napsat životopis administrativního pracovníka, který upoutá pozornost personalistů. Nesmí vás to však stát další námahu vedle řady úkolů, kterými jste beztak již pověřeni. Co je třeba udělat pro sestavení životopisu, který vás vyzdvihne z hromádky uchazečů o zaměstnání v administrativě?
Inspirujte se našimi vzory životopisů a nechte se vést naším průvodcem, aby váš životopis působil stejně perfektně jako práce, kterou odvádíte.
Jak napsat životopis administrativního pracovníka
Administrativní pracovníci zajišťují chod organizací díky své efektivitě a schopnosti zvládat více úkolů najednou. Do zastřešující kategorie „administrativní pracovníci“ patří recepční, zástupci zákaznického servisu, sekretářky/administrativní asistentky, virtuální asistenti, referenti. Bohužel úřady a podniky stále více činností automatizují nebo tyto funkce kombinují s jinými. To znamená, že konkurence bude tvrdá, proto musíte být špičkou ve svém oboru a mít životopis, který to dokazuje. Dobrou zprávou je, že administrativní pracovníci pracují téměř v každém oboru, takže pečlivé hledání práce a vynikající žádost vám jistě pomohou dostat zajímavé místo.
Pro začátek je třeba dodržet tuto jednoduchou strukturu:
- Záhlaví
- Shrnutí čili profil
- Profesní zkušenosti neboli předchozí zaměstnání
- Dovednosti
- Vzdělání
Několik tipů do životopisu administrativního pracovníka:
- Na tuto pozici se vyžaduje pečlivost. Dejte si záležet na podobě životopisu.
- Klíčová bude samostatnost, zodpovědnost a spolehlivost.
- Upravte svůj životopis na míru každé konkrétní společnosti.
- Vyberte si jednu z profesionálních šablon životopisů.
Vzhledem k tomu, že 99 % velkých společností používá systémy ATS pro sledování uchazečů, je pravděpodobné, že se budete ucházet o zaměstnání prostřednictvím některého z nich. Tyto softwarové aplikace skenují životopisy do personálních systémů a třídí je pomocí algoritmů. Pouze nejlepší životopisy se dostanou do rukou náborového manažera.
Proto musíte v životopise administrativního pracovníka použít klíčová slova a fráze, které se objevují v nabídce práce. Vkládejte je přirozeně – koneckonců nechcete znít jako robot - a přizpůsobte je každé konkrétní pozici.
Výběr správného formátu životopisu administrativního pracovníka
Pro většinu zájemců o pozici administrativního pracovníka je nejvhodnější volit formát životopisu v obráceném chronologickém pořadí. Tento formát se zaměřuje zejména na pracovní historii, kde můžete uvést vaše předchozí zaměstnání, začínající tím nejnovějším.
Je ale docela dobře možné, že administrativní pracovník bude vaše první zaměstnání. Na začátku kariéry se můžete přiklonit spíše k prezentaci svých dovedností a v takovém případě může být vhodnější funkční formát životopisu.
Uveďte své kontaktní informace
V záhlaví životopisu administrativního pracovníka nesmí chybět informace obsahující vaše jméno, povolání, e-mailovou adresu a telefon tak, aby byly po ruce, bude-li vás náborový pracovník chtít kontaktovat.
Nedávejte sem však datum narození (váš věk stejně půjde odhadnout z oddílu vzdělání či předchozí zaměstnání) a vynechte i osobní údaje, jako je rodinný stav či počet dětí.
Kontaktní informace uvádějte v tomto pořadí:
- Jméno a příjmení
- Profese
- Profesionální e-mailová adresa v jednoduchém formátu, např. jmeno.prijmeni@seznam.cz
- Telefonní číslo
- Lokalita (obec, případně okres, můžete uvést i plnou adresu)
- Petra Pecková
- administrativní pracovnice
- peckova.petra@email.cz
- +420 778 152 328
- Praha
- Petra Pecková
- 26 let
- svobodná
- petulkap@email.cz
Použijte profil
Administrativní pracovníci mohou být tváří oddělení nebo celé organizace. To znamená, že na stylu záleží! Profil v životopise administrativního pracovníka je jediným místem, kde můžete nechat vyniknout svou osobnost. Ukažte, že jste pozitivně naladění, ale také vyberte jeden nebo dva své nejlepší úspěchy, abyste ukázali, proč jste pro danou práci tou správnou osobou.
Pokud se ucházíte o první zaměstnání, vyzdvihněte své organizační schopnosti, time management a schopnost spolupracovat.
Další inspiraci pro své shrnutí najdete v příbuzných vzorech životopisů, jako je životopis vedoucí kanceláře, administrativního asistenta nebo recepční.
Podívejte se na profil z našeho přizpůsobitelného vzoru životopisu administrativního pracovníka:
„Pracovitý a svědomitý absolvent obchodní akademie připravený pustit se s čerstvou energií do zpracování administrativní agendy a podpory vedení vaší společnosti. Rychle se učím a jsem časově flexibilní. Snadno navazuji kontakty a jsem týmový hráč.“
Spolehlivá a svědomitá administrativní pracovnice s pětiletou praxí v oboru, která se ráda stane administrativní oporou vašeho obchodního týmu. Mám prozákaznický přístup, jsem pečlivá a organizovaná. MS Office ovládám na velmi pokročilé úrovni, ale nedělá mi problémy osvojit si práci s jakýmkoli novým softwarem.
„Vysoce kvalifikovaný administrativní pracovník, který hledá uplatnění svých administrativních a mezilidských komunikačních dovedností pro zlepšení chodu společnosti. Umím řídit a udržovat organizovaný systém dokumentace, pracovat individuálně se zákazníky a poskytovat optimální podporu na front-end i back-end úrovni. Práci vykonávám spolehlivě a samostatně.“
Zmiňte své profesní zkušenosti administrativního pracovníka
V oddíle pracovní historie v životopise administrativního pracovníka uvedete všechny pozice, které vás dovedly až k tomuto bodu vaší kariéry. Není třeba se vracet dále než 10 let zpět, protože nástroje, které jste používali před více než deseti lety, již jistě nepoužíváte. Místo toho se zaměřte na své současné a relevantní dovednosti.
V rámci každého bodu vytvořte příběh úspěchu. Nezvedali jste pouze telefony, ale působili jste jako první linie organizace a řešili jste problémy zákazníků dříve, než eskalovaly. Nezpracovávali jste administrativní agendu, nýbrž jste usilovně plnili administrativní a kancelářské povinnosti, abyste zajistili efektivní chod kanceláře.
Administrativní pracovnice v PV auto spol. s r.o., Průhonice
Duben 2020 — Květen 2024
- Pečlivě jsem spravovala a zpracovávala administrativní agendu.
- Vyřizovala jsem telefonáty a e-mailovou komunikaci.
- Přípravovala a organizovala jsem dokumenty, prováděla archivaci.
- Byla jsme podporou vedení společnosti při každodenních činnostech.
- Komunikovala jsem s externími partnery a zákazníky.
- Objednávala jsem zákazníky na servis.
Recepční v TTP Car, Průhonice
Leden 2019 — Březen 2020
- Pečovala jsem o klienty od prvotního kontaktu po celou dobu jejich návštěvy showroomu.
- Vyřizovala jsem telefonáty a dotazy klientů.
- Ohlašovala jsem klienty servisu.
- Koordinovala jsem vyzvedávání a odvoz klientů.
- Přijíimala jsem a odesílala poštu.
- Poskytovala jsem administrativní podporu oddělení prodeje a servisu.
Jak napsat životopis administrativního pracovníka bez praxe
Není vůbec vyloučené, že administrativní pracovník bude vaše první zaměstnání. V takovém případě oddíl předchozích zaměstnání vynechte. Místo toho dejte větší prostor svým dovednostem. Zdůrazněte své přenositelné dovednosti jako komunikační schopnosti, ale především nadšení a ochotu učit se novým věcem. O vaší pečlivosti a organizovanosti mohou svědčit také vaše záliby nebo zkušenosti z brigád.
Přidejte relevantní dovednosti, které z vás dělají skvělého administrativního pracovníka
V životopise musíte mít krátkou část, ve které uvedete šest až deset nejdůležitějších dovedností. Mělo by jít o kombinaci tvrdých a měkkých dovedností. Mezi tvrdé dovednosti patří technické schopnosti, jako je ovládání kancelářského balíku Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) nebo schopnost napsat 75 slov za minutu. Měkké dovednosti jsou spíše talentem souvisejícím s lidmi a označují schopnost dobře spolupracovat s ostatními a dobré komunikační dovednosti.
- pracovitost
- organizovanost
- odolnost vůči stresu
- dochvilnost
- spolehlivost
- svědomitost
- schopnost navazovat dlouhodobé vztahy se zákazníky
- znalost práce s elektronickou spisovou službou
- schopnost rychle se učit
Uveďte vzdělání administrativního pracovníka
Na pozici administrativního pracovníka se většinou vyžaduje středoškolské vzdělání s maturitou. Absolventi středních škol (zejména obchodních akademií) s prokazatelnými dovednostmi v oblasti zpracování textů, tabulek a dalších počítačových dovedností mohou nastoupit na takovou práci i bez zkušeností.
Uveďte nejvyšší dosažené vzdělání, školu, kterou jste navštěvovali, a dobu studia. Pokud máte vysokoškolské vzdělání, není nutné uvádět střední školu, i když to není na škodu.
maturitní zkouška, Obchodní akademie, Praha 7
Září 2014 — Červen 2018
Zvolte správné rozvržení a design životopisu administrativního pracovníka
Budete-li tváří kanceláře, musíte udělat skvělý první dojem. Váš životopis je tím pravým místem, kde začít. Rozvržení a design jsou prvním vizuálním ukazatelem vašeho profesionálního vystupování a osobnosti, takže jim musíte věnovat stejnou pozornost jako písemnému sdělení.
Dbejte na to, abyste měli přehledné rozvržení a čitelné písmo. Pokud vůbec používáte barvy, omezte je na minimum. Personalisté chtějí vaše údaje snadno najít, proto používejte standardní názvy nadpisů sekcí a dbejte na to, aby vaše kontaktní údaje vynikly.
Jestliže nemáte zkušenosti s grafikou nebo si chcete úpravu životopisu co nejvíce usnadnit, zvažte použití jedné z našich moderních nebo profesionálních šablon životopisů ověřených v praxi.
Vzor životopisu administrativního pracovníka
- Vzhled životopisu administrativního pracovníka musí demonstrovat jeho organizovanost a pečlivost.
- Administrativní pracovníci musí mít temperament a organizační schopnosti, aby zvládli vyřizovat více požadavků najednou.
- Velký důraz se klade na samostatnost a spolehlivost.
- Podívejte se na náš přizpůsobitelný vzor životopisu administrativního pracovníka, kde najdete další nápady na vytvoření skvělého životopisu.
