Co jsou organizační schopnosti

V tomto článku objasníme skutečný význam organizačních schopností a ukážeme vám, co uvést do životopisu, abyste je prokázali. Uvedeme příklady organizačních schopností, které jsou pro zaměstnavatele výhodné, a podíváme se, jak můžete své organizační schopnosti zlepšit.

O čem bude řeč:

• Co jsou to organizační schopnosti?
• Jak zahrnout organizační schopnosti do životopisu?
• Jak tyto schopnosti získat, pokud je ještě nemáte?

Co jsou to organizační schopnosti?

Když máte v zaměstnání dobré organizační schopnosti, umíte si dobře rozvrhnout čas a efektivně zvládat pracovní zátěž. Pokud v životopise uvedete dobré organizační schopnosti, váš zaměstnavatel bude mít jistotu, že dodržíte termíny a budete mít na pracovišti vliv.

Organizační schopnosti se netýkají jen vaší pracovní náplně, ale také materiálů na pracovišti. Například od pracovníka na stavbě se očekává, že bude mít uspořádané dodávky a nářadí, a od pracovníka v kanceláři se očekává, že bude mít uklizený stůl.

Organizační schopnosti pomáhají zvýšit produktivitu firmy a přispět k většímu úspěchu, proto je to důležitá dovednost pro většinu profesí.

Organizační schopnosti ukazují, že:

• si dokážete rozvrhnout čas a dodržovat termíny. Člověk s dobrými organizačními schopnostmi s větší pravděpodobností splní termíny a zajistí vyřízení každodenních úkolů.
• jste člověk, který ví, jakým úkolům dát přednost. Víte, které úkoly jsou nejdůležitější, a plníte vždy ty nejnaléhavější.
• máte rádi uklizené a čisté pracovní prostředí a nesnesete nepořádek na pracovišti.
• umíte správně zakládat dokumenty a složky.

Jaké existují typy organizačních schopností?

Pro každého uchazeče je snadné prohlásit, že má „vynikající organizační schopnosti“, ale je důležité analyzovat, co tyto vlastnosti ve skutečnosti znamenají na pracovišti.

Time management – Řízení času 

V každém zaměstnání je důležité, abyste efektivně hospodařili s časem. Například od řidiče zásilkové služby se očekává, že v určitý čas odevzdá zásilky a bude mít stanovenou lhůtu pro počet dodávek, které každý den splní. Osobní trenér musí dbát na to, aby měl pořádek v kalendáři klientů a měl dostatek času na to, aby se dostal od jednoho ke druhému. Time management se týká všech zaměstnání, a proto je důležitým aspektem vašeho životopisu. Díky dobrým dovednostem v oblasti time managementu si dokážete rozvrhnout pracovní náplň a dodržovat termíny.

Delegování

Schopnost delegovat úkoly není jen o zapojení ostatních do plnění úkolů, ale také o efektivním rozložení pracovní zátěže a o správném rozdělení úkolů mezi povolané osoby. Například finanční ředitel by měl úkoly týkající se mezd delegovat na nejvhodnějšího člena týmu. Tak dodrží termíny a maximálně využije své zaměstnance. Když úkoly delegujete, můžete lépe organizovat svůj vlastní čas.

Stanovení priorit

Abyste byli organizovaní, musíte si umět stanovit priority. Jinými slovy, musíte si uvědomit, které úkoly je třeba udělat okamžitě a které mohou počkat. Pokud by například náborář měl dva úkoly, z nichž jeden by spočíval v napsání nového popisu práce a druhý v naplánování pohovoru, co by bylo naléhavější? Prioritou by bylo sjednání pohovorů, protože to je nejpravděpodobnější způsob náboru zaměstnanců. Z toho, že to dokáže rozpoznat, vyplývá, že má organizační schopnosti.

Komunikace

Komunikační dovednosti jsou nezbytnou součástí organizovanosti, protože díky nim můžete stanovit priority, delegovat úkoly a efektivně řídit svůj čas. Pokud neumíte komunikovat, nebudete schopni organizovat tým ani efektivně reagovat na dotazy.

Proč jsou organizační schopnosti důležité?

Dobré organizační dovednosti jsou důležité v každém zaměstnání. Pokud nejste organizovaní, může to být na škodu vašemu vlastnímu výkonu i na úkor firmy, pro kterou pracujete. Toto jsou některé důsledky špatné organizace:

Snížení zisku:

Nedostatek organizačních schopností může firmu stát peníze. Pokud například účetní vede administrativu nepřesně, může majitel firmy v důsledku toho činit špatná rozhodnutí. Rozhodnutí, která mohou být pro firmu osudová. Zatímco pokud účetní vede své záznamy řádně, zaručí přesnost, která pomůže podniku činit informovaná rozhodnutí.

Zhoršování vztahů se zákazníky:

Špatné organizační schopnosti mohou vést k opožděnému doručování objednávek, nedostatečné zpětné vazbě a zanedbání péče o zákazníky. Objednali jste si někdy něco a trvalo to měsíc, než vám to přišlo, nebo jste položili otázku a nedostali jste odpověď? To je pro každého spotřebitele velmi nepříjemné a pravděpodobně se už do takového obchodu nevrátíte a nekoupíte si další produkt. Personální manažeři potřebují mít jistotu, že jste dostatečně organizovaní na to, abyste poskytli skvělý servis zákazníkům.

Špatná atmosféra na pracovišti:

Zaměstnavatelé chtějí podporovat pozitivní atmosféru na pracovišti, protože ta je základem úspěchu. Pokud jsou však zaměstnanci neorganizovaní, vede to ke stresu a napětí na pracovišti, čemuž je třeba se za každou cenu vyhnout. Pokud je úroveň stresu a napětí vysoká, vytváří se nepříznivá atmosféra, která vede k nízké produktivitě a potížím s udržením zaměstnanců.

Související článek

Jak v životopise uvést tvrdé dovednosti

Lze říci, že nic takového jako nekvalifikovaný pracovník neexistuje – snad každý něco dobře ovládá. Ať působíte v jakémkoli oboru, potřebujete zjistit, jak ve svém životopise uvést seznam svých tvrdých dovedností a dát zaměstnavateli najevo, jakou práci jste schopni vykonávat.

Jak zmínit organizační schopnosti v životopise?

Při psaní životopisu byste měli zdůraznit ty dovednosti, které se vztahují k vaší schopnosti být organizovaní. Své organizační schopnosti můžete v životopisu zvýraznit několika způsoby.

Porozumějte svým schopnostem

Prvním krokem je zvážit, jaké organizační schopnosti máte. V čem jste dobří a jak to dát v životopisu najevo? Není dobré si v životopisu organizační schopnosti vymýšlet, zaměřte se na ty, které skutečně máte. Jste například ten typ, který při práci používá určitou strategii, vždy dodržujete termíny nebo jste přeborníkem v organizaci souborů? Když pochopíte, jaké organizační schopnosti přesně máte, je snadné je prezentovat personalistovi.

Profil

Nejvýraznější organizační schopnosti, kterými disponujete, můžete použít v  profilu uchazeče, kde se charakterizujete, uvádíte klíčové zkušenosti a dovednosti. Tady je přizpůsobitelný vzor souhrnu/profilu:

Pracovní historie

Oddíl pracovní historie je v životopisu pravděpodobně nejlepším místem, kde ukázat organizační schopnosti, protože vám dá příležitost podepřít je konkrétními čísly nebo fakty o vašem úspěchu. Podívejte se na tento přizpůsobitelný vzor:

Spousta uchazečů jen prohlásí, že mají dobré organizační dovednosti, ale pokud přidáte příklady, odlišíte se od ostatních.

Dovednosti

Sekce dovedností se možná jeví jako nejvhodnější místo pro organizační schopnosti, ale je nutné k ní přistupovat opatrně. Vzhledem k tomu, že formát odrážek se nejlépe hodí pro schopnosti, které lze popsat jedním nebo dvěma slovy, je důležité vybrat konkrétní oblasti, které náborovému manažerovi rozšíří poznatky o vás a zároveň budou v souladu s ostatními oddíly.

Přihlédněte k popisu práce

Většina velkých a středních firem používá systémy pro automatizované zpracování žádostí (ATS), které filtrují uchazeče, než postoupí životopisy personalistovi. Tyto algoritmy jsou přímo zabudovány do online uchazečských portálů a hodnotí životopisy podle klíčových slov z popisu práce. Pro zvýšení šancí projít skrz ATS systém nezapomeňte do vhodných částí životopisu přidat výrazy z popisu pracovní pozice, zejména ty, které souvisejí s organizací.

Způsoby, jak zlepšit organizační schopnosti

Pokud se domníváte, že organizační schopnosti nejsou vaší silnou stránkou, zde jsou kroky, které můžete podniknout k jejich zlepšení:

• Vytvořte si seznam úkolů: Vytvořte si seznam úkolů, které chcete splnit, a očíslujte je podle priorit.
• Řiďte se termíny: Stanovte si takové termíny, které pro vás budou zvládnutelné, a neklaďte laťku příliš vysoko. Můžete si stanovit malé denní termíny s celkovou týdenní/měsíční lhůtou.
• Delegujte úkoly: Pokud je to možné, delegujte povinnosti. Pomůže vám to lépe zvládnout pracovní zátěž, což zase zlepší vaše dovednosti v oblasti řízení času.
• Ukliďte si pracoviště: Je nemožné být organizovaný, pokud je vaše pracovní prostředí chaotické. Jednoduché kroky, jako je skartování papírů po dokončení práce a uklizení spisů, výrazně přispějí k vašim organizačním schopnostem.
• Rozvrhněte si úkoly: Ujasněte si, co potřebujete udělat za den, a stanovte si rozvrh, abyste věděli, co budete dělat každou hodinu během dne. Umožní vám to také naplánovat schůzky a hovory a zároveň si tím zajistíte, že bude práce každý den hotová.
• Přidejte odměny: Odměňte se pokaždé, když splníte nějaký úkol, protože to vám pomůže udržet motivaci a organizaci. Když například dokončíte úkol, můžete se odměnit kávou a sušenkou. Tyto jednoduché kroky opravdu pomáhají.

Organizace vašeho životopisu

Jak jinak ukázat personalistovi, že jste organizovaná osoba, než vhodnou organizací vašeho životopisu? Existuje několik způsobů, jak na to:

Jednoduché a přehledné rozvržení

Použijte jednoduché písmo, například Arial, a v celém životopise se držte stejného fontu. Nic nevypovídá o neorganizovanosti více než rozvržení životopisu, které je každý pes jiná ves! Vždy se snažte o jednoduchost a přehlednost. Šablona životopisu vám to může usnadnit.

Běžné názvy oddílů

Rozdělte váš životopis na oddíly s jasnými nadpisy, kterým každý porozumí, například shrnutí či profil, pracovní historie a dovednosti.

Obrácené chronologické pořadí

To je nejvhodnější pořadí pro váš životopis, držte se ho v celém životopisu. Neměňte ho v každém oddíle. Udržujte úhlednou úpravu.

Standardní mezery

Zkontrolujte, zda jsou v životopise stejné mezery jak mezi slovy, tak mezi odstavci. To ukazuje, že jste pořádní a pracujete organizovaně.

Stručné formulace

Dovednost vtěsnat životopis na jednu nebo dvě strany je sama o sobě uměním, zvláště pro někoho s obrovským množstvím zkušeností. Pokud umíte napsat životopis stručně, ukazujte, že jste schopní dobře organizovat.

Klíčové myšlenky

• Uvědomění si vlastních organizačních schopností je prvním krokem k tomu, abyste je dokázali představit personalistovi.
• Úprava vašeho životopisu, včetně písma, mezer a rozvržení, pomůže personalistovi poznat, že jste organizovaný člověk.
• Organizační schopnosti jsou pro úspěch organizace zásadní, proto jsou pro zaměstnavatele nesmírně důležité.
• Vaše organizační schopnosti by neměly být patrné pouze v části životopisu věnované dovednostem. Měli byste je zdůraznit v celém životopise ve všech klíčových oddílech.