Osobní asistentka je nepostradatelnou pravou rukou výkonného ředitele nebo majitele společnosti, která poskytuje administrativní podporu, plánuje schůzky, rezervuje cesty, organizuje kalendáře, zvedá telefony, vyřizuje korespondenci a mnoho dalšího. Jedná se o práci dynamickou a nemonotónní. Na tuto pozici se v prvé řadě vyžaduje kultivované vyjadřování a vystupování. Totéž se očekává od životopisu osobní asistentky.
Nechte se inspirovat našimi vzory životopisů a nechte se vést naším průvodcem, aby váš životopis působil stejně dokonale jako vy sama.
Jak napsat životopis osobní asistentky
Smysl pro detail, organizovanost, reprezentativnost – většina vlastností, které charakterizují dobrou osobní asistentku, platí i pro její kvalitní životopis. Pro začátek je třeba dodržet tuto jednoduchou strukturu:
- Záhlaví
- Shrnutí čili profil
- Profesní zkušenosti neboli předchozí zaměstnání
- Dovednosti
- Vzdělání
Na výkonného ředitele, který hledá osobní asistentku, která mu bude víceméně zařizovat veškeré každodenní záležitosti, neudělá dojem nedbalá prezentace, vágní obecnosti nebo chaotický přístup v životopise. Ředitelé hledají reprezentativního člověka, který bude působit nejen jako jejich pomocník, ale občas i jako jejich zástupce, takže ve vašem životopise chtějí vidět solidní profesionalitu v té nejpůsobivější podobě.
Několik tipů do životopisu osobní asistentky:
- Na tuto pozici se vyžaduje velmi kultivovaná čeština. Dejte si záležet na vyjadřování.
- Klíčová bude samostatnost, všestrannost a flexibilita.
- Upravte svůj životopis na míru každé konkrétní společnosti.
- Vyberte si jednu z profesionálních šablon životopisů.
Výběr správného formátu životopisu osobní asistentky
Pro většinu zájemců o pozici osobní asistentky je nejvhodnější volit formát životopisu v obráceném chronologickém pořadí. Tento formát se zaměřuje zejména na pracovní historii, kde můžete uvést vaše předchozí zaměstnání, začínající tím nejnovějším.
Je ale docela dobře možné, že osobní asistentka bude vaše první zaměstnání. Na začátku kariéry se můžete přiklonit spíše k prezentaci svých dovedností a v takovém případě může být vhodnější funkční formát životopisu.
Uveďte své kontaktní informace
V záhlaví životopisu osobní asistentky nesmí chybět informace obsahující vaše jméno, povolání, e-mailovou adresu a telefon tak, aby byly po ruce, bude-li vás náborový pracovník chtít kontaktovat.
Nedávejte sem však datum narození (váš věk stejně půjde odhadnout z oddílu vzdělání či předchozí zaměstnání) a vynechte i osobní údaje, jako je rodinný stav či počet dětí.
Kontaktní informace uvádějte v tomto pořadí:
- Jméno a příjmení
- Profese
- Profesionální e-mailová adresa v jednoduchém formátu, např. jmeno.prijmeni@seznam.cz
- Telefonní číslo
- Lokalita (obec, případně okres, můžete uvést i plnou adresu)
- Adéla Fišerová
- osobní asistentka
- a.fiserova@volny.cz
- +420 778 152 328
- Pardubice
- Adél Fišerová
- 26 let
- svobodná
- morskavila@email.cz
Použijte profil
Životopis je většinou souborem seznamů – různých způsobů, jak vás kontaktovat, vašich předchozích zaměstnání, škol a dovedností -, ale shrnutí je jednou z výjimek.
Shrnutí životopisu, známé také jako profil, se skládá ze tří nebo čtyř řádků pod záhlavím, kde svými vlastními slovy zaměstnavateli sdělíte informace o sobě a svých pracovních ambicích. Souhrn vašeho životopisu, by měl zdůraznit vaše nejlepší vlastnosti a cíle. Představte se, uveďte své největší kariérní úspěchy a ukažte profesionální vystupování.
Další inspiraci pro své shrnutí najdete v příbuzných vzorech životopisů, jako je životopis vedoucí kanceláře nebo administrativního asistenta.
Podívejte se na profil z našeho přizpůsobitelného vzoru životopisu osobní asistentky:
„Pracovitá a svědomitá absolventka obchodní akademie připravená pustit se s čerstvou energií do zpracování administrativní agendy a osobní asistence ředitele komunikace Správy železnic. Jsem bystrá a rychle se učím. Komunikace v angličtině a němčině mi nečiní potíže.“
„Perfektně organizovaná, vysoce profesionální osobní asistentka hledá náročnou práci jako podpora CEO Gartal Management. Pracuji rychle, přesně a efektivně, mám bohaté zkušenosti s řízením všech aspektů plánování, cestování, kalendářů a rozpočtů manažerů až po úroveň generálního ředitele."
Profesionální a zkušená osobní asistentka s prokazatelnou praxí v poskytování optimální podpory a pomoci vedoucím pracovníkům. Umím udržovat vysokou úroveň organizace a zároveň efektivně určovat priority úkolů. Jsem motivovaná, cílevědomá a spolehlivá. Ve stresových situacích zachovávám klid a dokážu bezpropblémově kominukovat se všemi úrovněmi vedení.
Zmiňte své profesní zkušenosti osobní asistentky
V části životopisu věnované dosavadní kariéře můžete uvést poslední dvě nebo tři pracovní pozice, které jste zastávala. Pod názvem zaměstnavatele a doby trvání pracovního poměru se vám naskytne místo k vyjmenování pracovních úkolů. Zde můžete skvěle demonstrovat své silné stránky.
Buďte konkrétní, pokud možno uvádějte fakta a čísla a používejte silná akční slova, abyste popsala, čeho jste na těchto pozicích skutečně dosáhla a co jste dokázala. (Jinými slovy, neříkejte jen „Byla jsem zodpovědná za ...“, ale popište věci, které jste skutečně udělala.).
Místo „spravovala jsem e-mailovou korespondenci“ můžete napsat: „V maximálně možné míře jsem samostatně řešila e-mailovou korespondenci, která nevyžadovala přímou intervenci majitele.“ Možná vám některé činnosti budou připadat samozřejmé, pro personalisty je to však důležitá informace.
Osobní asistentka CEO v Gartal Management a.s., Pardubice
Srpen 2019 — Květen 2024
- Precizně jsem spravovala kalendáře a plánovala pracovní i osobní schůzky, aby majitel mohl bez starostí rozvíjet svou vizi.
- Organizovala jsem setkání s klienty, partnery a dalšími významnými osobnostmi z oboru, vždy s ohledem na majitelovy preference a časové možnosti.
- V maximálně možné míře jsem samostatně řešila záležitosti, které nevyžadují přímou intervenci majitele.
- Pečlivě jsem vedla evidenci a organizovala dokumentaci, aby byly všechny důležité informace vždy na dosah ruky.
Osobní asistentka divizního ředitele v CSG Defence a.s., Hradec Králové
Červenec 2015 — Červenec 2019
- Plánovala jsem schůzky divizního ředitele.
- Připravovala jsem podklady pro různé interní i externí meetingy.
- Administrativně jsem zpracovávala služební cesty - cestovní příkazy, vyúčtování služebních cest a pod.
- Vedla jsem správu firemních smluv a klíčových firemních dokumentů, připravovala dokumenty k podpisu.
- Prováděla jsem evidenci a aktualizaci všech důležitých dokumentů ve firemním dataroomu (scany všech dokumentů).
- Vedla jsem zápisy z porad vedení.
Jak napsat životopis osobní asistentky bez praxe
Možná si myslíte, že získat práci osobní asistentky bez zkušeností je nemožné. Ale nezapomeňte, že každá osobní asistentka získala své první zaměstnání bez zkušeností.
Zkušenosti, které s touto pozicí nějak souvisejí, i když nejsou totožné, jsou stále relevantní. Třeba jste pracovala na pozici sekretářky, kancelářské asistentky apod. Relevantní může být i jakákoli pracovní historie, která vyžaduje vysokou úroveň organizace, efektivity a interakce s lidmi. Vyzdvihněte tedy zaměstnání z minulosti, která jsou podobná, a v odrážkách pod nimi zdůrazněte zkušenosti, které vás připravily na to, abyste byla pravou rukou velkého šéfa.
Přidejte relevantní dovednosti, které z vás dělají spolehlivou osobní asistentku
V životopise musíte mít krátkou část, ve které uvedete šest až deset nejdůležitějších dovedností. Mělo by jít o kombinaci tvrdých a měkkých dovedností. Mezi tvrdé dovednosti patří technické schopnosti, jako je ovládání kancelářského balíku Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) nebo schopnost napsat 75 slov za minutu. Měkké dovednosti jsou spíše talentem souvisejícím s lidmi a označují schopnost dobře spolupracovat s ostatními a dobré komunikační dovednosti.
Vytvořte si svůj seznam všech dovedností. Jsou to vaše "superschopnosti" - všechny věci, ve kterých jste dobrá a které by mohly být relevantní pro práci, o kterou stojíte. Můžete ho udělat delší, než je nutné, ale seznam si uložte pro budoucí použití.
Když pak budete uvažovat o pracovních pozicích osobní asistentky, které vás zajímají, pečlivě si prostudujte nabídky práce, abyste zjistila, co zaměstnavatel hledá. Část životopisu věnovaná dovednostem je vynikajícím místem pro optimalizaci životopisu pro systémy ATS. Pokud šéf hledá někoho, kdo je „vysoce organizovaný“, uveďte do životopisu „vysoce organizovaná“! Není to žádná věda. Ale funguje to.
- samostatnost
- příjemný hlas a vystupování
- výborné komunikační dovednosti
- pracovitost
- odolnost vůči stresu
- dochvilnost
- spolehlivost
- flexibilita
- pečlivost
Uveďte vzdělání osobní asistentky
I když je to jistě užitečné, nemusíte mít nutně vysokoškolské vzdělání, abyste se mohli stát osobní asistentkou. Absolventi středních škol (zejména obchodních akademií) s prokazatelnými dovednostmi v oblasti zpracování textů, tabulek a dalších počítačových dovedností mohou nastoupit na takovou práci, zejména pokud mají nějaké zkušenosti.
Nejprve uveďte nejvyšší dosažené vzdělání. Jmenujte školu, kterou jste navštěvovala, uveďte, kde se nachází, a zmiňte roky, kdy jste ji navštěvovala (nebo absolvovala). Pokud máte vysokoškolské vzdělání, není nutné uvádět střední školu, i když to není na škodu.
Na tuto pozici je často požadováno řidičské oprávnění. Nezapomeňte ho zmínit.
Maturitní zkouška, Obchodní akademie, Pardubice
Září 2011 — Červen 2015
Zvolte správné rozvržení a design životopisu osobní asistentky
Náboráři, generální ředitelé a vrcholoví manažeři mají jedno společné. Nemají času nazbyt. Váš životopis osobní asistentky musí udělat velký dojem hned, jak ho uvidí.
Váš životopis proto musí být přehledný a snadno čitelný. Pro životopis zvolte maximálně dva druhy písma. Také barvy byste měla používat střídmě. Není nic špatného na tom, když dáte najevo svou kreativitu pomocí barevného nádechu. Příliš mnoho odstínů by však mohlo vést k tomu, že dokument bude vypadat chaoticky. Na tuto funkci chtějí vysoce organizovaného člověka, ne umělce.
Pokud nemáte zkušenosti s grafikou nebo si chcete úpravu životopisu co nejvíce usnadnit, zvažte použití jedné z našich moderních nebo profesionálních šablon životopisů ověřených v praxi.
Vzor životopisu osobní asistentky
- Osobní asistentka je sofistikovanou verzí holky pro všechno. Dnes se tomu říká multitasking neboli všestrannost.
- Nejste jen šéfovou oporou, jste de facto pilířem jeho kanceláře.
- Kultivované vyjadřování by mělo být zjevné již z vašeho životopisu.
- Podívejte se na náš přizpůsobitelný vzor životopisu osobní asistentky, kde najdete další nápady na vytvoření skvělého životopisu.
